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7. August 2009

Wissensmanagement für KMU

Wissensmanagement für KMU:

Suchen durch Finden ersetzen

Angesichts des demographischen Wandels, der Globalisierung und schnellerer Produktlebenszyklen stellt sich für Unternehmen immer häufiger die Frage nach dem Umgang mit dem Thema Wissensmanagement. Ganze Abteilungen gehen in den Ruhestand und nehmen wertvolles Wissen mit. Mitarbeiter wechseln ihren Arbeitgeber häufiger als früher. Wie schafft man es, Fachwissen an das Unternehmen zu binden? Auch wenn sich Experten und Fachleute darüber einig sind, dass Wissen mittlerweile zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren in einem Unternehmen gehört, stehen viele kleine und mittelständische Unternehmen bei der Einführung eines systematischen Wissensmanagements noch ganz am Anfang.

Ungeheuer viel Zeit wird mit der Suche nach Dokumenten oder den aktuellsten Fassungen verbracht. Da gibt es Dubletten, Dokumente, die unter mehreren Dateinamen abgelegt werden, unübersichtliche Ordnerstrukturen etc. Die E-Mail-Flut ist kaum noch zu beherrschen. Tatsache ist, dass jeder Mitarbeiter im Durchschnitt zwei Stunden seiner wöchentlichen Arbeitszeit nur damit verbringt, relevante Informationen zu suchen. Das sind im Monat acht Stunden, bei 40 Mitarbeitern summiert sich diese Zahl auf 320 Stunden.

Alltagsprobleme lösen

Jürgen Hinterleithner (li.) und Alfons Loos (re.)
sind Geschäftsführer der Cerebrix GmbH. In der Mitte Adrian Schmolzi und Ina Elena Abend.

Allein durch die Implementierung eines Software-Tools kann diese Problematik nicht behoben werden. Im Gegenteil: Es besteht die Gefahr, dass gewachsene, oft sinnvolle Strukturen dabei verloren gehen. Ein ganz anderer Ansatz ist es, sich intensiv mit den konkreten Alltagsproblemen des Unternehmens zu beschäftigen, um auf dieser Basis Anknüpfungspunkte für individuelle Lösungsansätze zu finden. Ina Elena Abend, Projektleiterin bei der cerebrix GmbH in Erlangen: „Das Thema Wissensmanagement sollte man ganzheitlich angehen und für eine einheitliche Unternehmenskultur und ein Gesamtsystem sorgen, das die Basis für einen reibungslosen Wissenstransfer bildet. Aus unserer Sicht sollte es auf gemeinsam erarbeiteten Werten basieren. Wichtig ist es, die Kernaktivitäten des Wissensmanagements auch zu leben. Pragmatische und individuelle Softwarelösungen sollten dabei unterstützen.“

Cerebrix, aus einer Kommunikationsagentur heraus entstanden, unterstützt und berät Unternehmen bei der Einführung eines individuellen Wissensmanagements. „Wir erarbeiten gemeinsam mit dem Kunden ein passgenaues System“, erläutert Adrian Schmolzi, Entwicklungsleiter bei Cerebrix. „Wir beginnen mit der Analyse, in die wir von Anfang an die Mitarbeiter einbinden. Den Weg zur Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse beschreiten wir gemeinsam bis zum Konzept, das sich weitestgehend an die bestehenden Abläufe im Unternehmen anpasst. Dabei lassen wir uns von der Erkenntnis leiten, dass kleinen und mittelständischen Unternehmen mit einer schlanken Lösung besser gedient ist, als mit einem umfangreichen systemischen Überbau.“

Die Weinkeller-Lösung

Der Ansatz von Cerebrix sieht deshalb einen modularen Aufbau vor, dessen Bandbreite vom Dokumentenmanagement, über Customer-Relation-Management bis zur Einführung eines einheitlichen Unternehmenswikis reicht. Alle Module basieren auf „knowledgeGT“, ein kontextbasiertes System, das die Anzeige von Wissen an die Informationsbedürfnisse des jeweiligen Nutzers flexibel anpasst, indem es den Blick auf die hinterlegte Datenbasis dynamisch wechselt. Abend und Schmolzi stellen es so dar: „Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Weinkeller. Alles ist übersichtlich nach Ihren Vorlieben geordnet: links rot, in der Mitte weiß, rechts rosé. Vorne stehen die deutschen Weine, dahinter die italienischen, dann die französischen. Jedes Mal, wenn Sie die Tür aufmachen, finden Sie immer genau den guten Tropfen, den Sie gerade suchen. Klar, Sie haben den Wein nach Ihren Vorstellungen geordnet. Nun ist ein guter Freund zu Besuch. Sie schicken ihn in den Keller – und auch er findet, was er sucht: links deutsch, in der Mitte italienisch, rechts französisch. Vorne rot, dahinter weiß, dann rosé. In einem unbeobachteten Moment öffnet Ihre Tochter die Tür. Sie findet nur eine Flasche mit einem alkoholfreien Getränk. Derselbe Keller, immer dieselben Flaschen – die sich, je nachdem, wer hineinschaut, anders angeordnen.“

Das System passt seine Datenstruktur dem jeweiligen Nutzer und dessen Informationsbedürfnis an. Die Vorteile davon lägen auf der Hand, sagt Schmolzi: „Kein zeitaufwändiges Suchen in komplexen Strukturen, keine doppelt und dreifach abgelegten Informationen, keine Versionierungsfehler bei der Aktualisierung oder Überarbeitung von Dokumenten.“ Abend fasst zusammen: „Kleine und mittelständische Unternehmen, die sich für ein Wissensmanagement auf der Grundlage von „knowledgeGT“ entscheiden, können ihre Datenmenge um mehr als 50 Prozent reduzieren, bis zu 15 Prozent Druckkosten einsparen und auf eine einheitliche Struktur, durchgängige Transparenz und erhebliche Zeiteinsparungen im Projektablauf vertrauen.“ Schmolzi weist noch auf einen weiteren Aspekt hin: „Die Akzeptanz des Systems durch die Mitarbeiter ist in der Regel sehr hoch, weil sie es als Arbeitserleichterung wahrnehmen. Deshalb legen wir großen Wert darauf, die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse ins Zentrum unserer Analyse zu stellen. Nur dadurch können wir alle praktischen Arbeitsabläufe berücksichtigen und eine maßgeschneiderte Lösung bereitstellen.“

Interview: Wissensmanagement in der Praxis

Die Firma Wegold in Wendelstein/Franken, einer der leistungsfähigsten und

wachstumsstärksten Anbieter der Dentalindustrie, arbeitet mit „knowledgeGT“ von Cerebrix. Pressechef Florian Zähringer, sprach mit den NEWS über den Entschluss, ein Wissensmanagement-System einzuführen und über den Nutzen für das Unternehmen.

Redaktion: Was war für Sie der Anstoß, sich mit dem Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen zu befassen?

Florian Zähringer: Uns war aufgefallen, dass viel Zeit für die Beschaffung und Verteilung von unternehmensrelevantem Wissen verwendet wurde. Trotzdem war die Versorgung des sehr dezentral organisierten Außendienstes mit Informationen nicht zufrieden stellend. Wir arbeiteten mit vielen Ausdrucken, ein Versionsmanagement für unsere Dokumente gab es gar nicht. Es bestand immer die Gefahr, dass Kunden veraltete Dokumente erhielten. Genau das darf bei der Verarbeitung von Medizinprodukten nicht passieren.

Redaktion: Welche Ziele verfolgten Sie mit der Einrichtung eines professionellen Wissensmanagements?

Florian Zähringer:Wir wollten ein einheitliches und jederzeit zugängliches Informationssystem für den Innen- und Außendienst schaffen. Der Außendienst sollte die Möglichkeit erhalten, kurzfristig aktuelle Dokumente für den nächsten Kunden herunter zu laden und mitzunehmen. Außerdem sollte er das Vertrauen aufbauen, immer mit aktuellen Dokumenten arbeiten zu können. Das Versionsmanagement-System wollten wir gekoppelt mit der ISO-Zertifizierung standardisieren. Diese Ziele erreichen wir mit der webbasierten Lösung.

Redaktion: Weshalb haben Sie sich für das System von Cerebrix entschieden?

Florian Zähringer: Wir kannten das Unternehmen bereits aus dem Kommunikationsbereich. Das hat uns überzeugt, denn Wissen hängt eng mit Kommunikation zusammen. Wir konnten sicher sein, dass die Leute von Cerebrix alle relevanten Blickwinkel im Auge hatten. Zudem bot uns der einmalige Perspektivenwechsel des Systems außergewöhnliche Möglichkeiten. Gefallen hat uns auch die enge Zusammenarbeit, denn dadurch konnten Sonderwünsche und Anpassungen kurzfristig berücksichtigt werden.

www.cerebrix.de