Aktuelles
25. Mai 2012

Prozess- und Ressourceneffizienz

Prozess- und Ressourceneffizienz:

Stephan Pottkämper berät bei der Verbesserung der
Effizienz von Prozessen und Ressourcen.

Die Kommunikation im Betrieb ist nach Ansicht von Stephan Pottkämper, Gründer und Geschäftsführer des Familienunternehmens Arwis Consult GmbH in Hameln, eine der wichtigsten Grundlagen für den Unternehmenserfolg. „Ohne Mitarbeiter gibt es keinen Erfolg“, sagt der Ingenieur und Berater. „Aufgabe der Führungskräfte ist es, die Mitarbeiter durch eine entsprechende Kommunikation auf dem Weg zu ambitionierten Zielen mitzunehmen und einzubinden.“

Pottkämper weiß, wovon er spricht. Bevor er 1995 mit seinem eigenen Unternehmen begann, führte er den elterlichen Maschinenbaubetrieb, der 1990 verkauft wurde. Seine Beratertätigkeit führt den Insead-Absolventen in Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen. Dabei geht es vordergründig um Zahlen, nämlich um die Effizienz im Betrieb – Effizienz von Prozessen und Ressourcen. Noch immer fehlen vielen Betrieben die wichtigsten Kalkulationsgrundlagen für die Bewertung ihrer Potenziale. Das Arwis-System (Arbeits-Wirtschafts-Informations-System) umfasst die Software zur Messung und Visualisierung der Effizienz von Prozessen und Ressourcen, die Methode zur Umsetzung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) und die Organisation zur Steuerung des KVP durch das Management. „Natürlich sind die Zahlen wichtig“, sagt Pottkämper. „Aber man sollte sich nicht darüber hinwegtäuschen lassen, das dahinter die Frage steht: ‚Wie wollen wir künftig unsere Mitarbeiter führen?‘“ Das Führen anhand von Prozessen und Fakten sei für die mittlere Ebene, vor allem in Fertigungsbetrieben, ein wertvoller Lernprozess.

100 Prozent Transparenz in den Prozessen

Wenn Pottkämper und seine Mitarbeiter in einen Betrieb gehen, werden zunächst einmal Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiter durchgeführt, damit diese wissen, worum es geht. In Workshops werden die Führungskräfte über die genauen Abläufe informiert. Dann geht es an die Erhebung von Daten. Maschinendaten werden erfasst, Stillstände festgehalten, die Tätigkeiten und die dafür benötigten Zeiten der Mitarbeiter erfasst. Am Schluss ergibt sich ein Durchschnittswert für den Aufwand, den die Produktion erfordert. Doch: „Die Zahlen sind vielleicht ein Aha-Erlebnis, aber sie verändern nichts“, sagt der Berater. „Verbesserungen können nur die Mitarbeiter erreichen.“

Tägliche Treffen vor der Pinnwand gehören zum KVP.

Herzstück des Verbesserungsprozesses sind deshalb die täglichen zehn Minuten an der so genannten Pinnwand, in denen sich die betroffenen Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten zur Diskussion treffen. „Jeden Tag findet ein Soll-Ist-Vergleich statt. Die Mitarbeiter benennen dabei offen die Probleme, die auftauchen und diskutieren über Lösungen. Als Moderator fungiert meistens der Vorgesetzte“, erklärt Pottkämper. „Allerdings dürfen diese Besprechungen nicht zu Tribunalen werden. Schuldzuweisungen sind kontraproduktiv. Ziel ist es, Probleme zu erkennen, nach Lösungen zu suchen und die Verantwortlichen für die Umsetzung und ihre Aufgaben festzulegen. Dafür müssen die Prozesse im Unternehmen 100 Prozent transparent sein. Das tägliche Gespräch über die Ergebnisse des Vortags ist ein Schlüssel, um die Kommunikation mit den Mitarbeitern in Gang zu setzen.“

Zahlen sind Mechanik

Nach der Erfahrung von Pottkämper bringen sich die Mitarbeiter nur dann in den Prozess ein, wenn die Führungskräfte hier eine Vorbildfunktion übernehmen. „Die Zahlen sind Mechanik“, sagt er. „Wichtig ist die Kommunikation. Am Anfang des Prozesses fragen wir die Erwartungen ab. Eine verbesserte Kommunikation steht dabei nicht an der Spitze. Fragen wir am Ende des Prozesses die Erfolge ab, steht die Kommunikation ganz oben.“ Gerade die Führungskräfte im mittleren Bereich wie Meister oder Maschineneinrichter, seien auf Führungs- und Kommunikationsaufgaben durch ihre Ausbildung nur unzureichend vorbereitet. „Sie sind oft exzellente Fachkräfte, aber keine guten Führungskräfte“, sagt der Arwis-Chef. Hier muss sich etwas ändern, denn wenn Sie auch nur 50 Prozent der Mitarbeiter mit KVP erreichen, können Sie aus einem gigantischen Potenzial schöpfen.“

Ein weiterer Vorteil des Prozesses, der auch durch Coachings und Videotraining begleitet wird, sei, dass er die Mitarbeiter in ihrer persönlichen Entwicklung weiterbringe. Die Mitarbeiter würden grundlegende Techniken der Kommunikation und Moderation lernen. Man entdecke so neue Talente, die dem Unternehmen zugute kommen könnten. „Oft sitzen Mitarbeiter am falschen Platz. Wir tendieren dazu, Menschen in eine Schublade zu stecken und damit Potenziale brachliegen zu lassen“, sagt der Berater. Auch deshalb falle der mittleren Führungsebene eine wichtige Aufgabe zu. „Die Führungspersönlichkeit ist entscheidend. Falsche Strukturen müssen aufgebrochen und eine offene Kommunikation ermöglicht werden.“ Leider sehe die Realität in vielen Unternehmen anders aus. Hier sei es die Aufgabe des Unternehmers, die Erwartungen an seine Führungskräfte zu klären und im Zweifelsfall auch ein Personalgespräch zu führen. „Wer das Unternehmen in seiner Entwicklung behindert, muss notfalls gehen.“

Natürlich zähle nicht die Kommunikation allein. Schließlich seien Produktivitätsverbesserungen das Ziel. In gut aufgestellten Betrieben könne man durch KVP eine Erhöhung der Produktivität von fünf bis sechs Prozent pro Jahr erreichen, in schlecht aufgestellten immerhin noch ein bis zwei Prozent. „Ohne Produktivitätssteigerung bleibt KVP eine romantische Träumerei“, so Pottkämper. „Aber ohne Kommunikation erreichen Sie gar nichts.“

www.arwis.de