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6. März 2013

Höchste Zeit für SEPA-Umstellung

Höchste Zeit für SEPA-Umstellung

Klaus Windheuser

Seit 2008 geistert durch die Unternehmen eine Drohung mit dem Namen SEPA. Am 1. Februar 2014 wird es ernst. Die bisher üblichen Kontonummern und Bankleitzahlen verschwinden zugunsten von IBAN und BIC, alle Überweisungen und Lastschriften, auch im inländischen Zahlungsverkehr, müssen nach den SEPA-Vorschriften abgewickelt werden. Damit entsteht in Europa ein einheitlicher Binnenmarkt für den Zahlungsverkehr. Die Begeisterung bei den Unternehmen hält sich in Grenzen.

„Wir machen uns Sorgen über den Umsetzungsstand“, sagt Klaus Windheuser, Global Head Cash Management & International Business bei der Commerzbank AG. Viele Unternehmen haben mit der Migration noch gar nicht oder nur rudimentär begonnen. Seit Januar 2008 sind 90 Prozent des Migrationszeitraums abgelaufen, aber weniger als zehn Prozent der Unternehmen haben auf SEPA umgestellt.“ Eine von Infratest durchgeführte Umfrage der Commerzbank unter 6.000 Unternehmen zeige, dass sich ein Drittel der mittelständischen Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 12,5 Millionen Euro noch gar nicht mit SEPA auseinandergesetzt habe. „Und das, obwohl wir intensiv informieren mit Newslettern, Faltblättern, auf der Website und bei SEPA-Frühstücken“, so Windheuser weiter. „SEPA ist ein Projekt, das abhängig von den Unternehmensstrukturen zwischen sechs Monaten und ein bis zwei Jahren in Anspruch nehmen kann. Es gibt keinen Spielraum mehr.“

Geschäftsleitung gefordert

Gerade kleinere Unternehmen unterliegen teilweise dem Irrtum, SEPA betreffe nur Auslandszahlungen. Tatsächlich werden auch die nationalen Zahlungsformate umgestellt. „SEPA betrifft alle“, sagt Windheuser. „Die Geschäftsleitung muss verstehen, dass etwas getan werden muss und zwar schnell. Sie sollte einen SEPA-Beauftragten installieren, der als erstes zusammentragen sollte, welche Bereiche des Unternehmens von der Umstellung betroffen sind. Neben der Buchhaltung sind das beispielsweise die Personalabteilung, der Vertrieb, der Einkauf und natürlich die IT, denn SEPA wird in einem neuen Format, dem XML-Format, abgewickelt. Alle, die in irgendeiner Form mit der Zahlungsabwicklung zu tun haben, sind betroffen. Selbst auf Briefbögen, Websites, Lieferscheinen etc. müssen die Bankverbindungen geändert werden.“

Der Bankier empfiehlt, die Hausbank möglichst frühzeitig in die Migration einzubeziehen. Die Schnittstelle Unternehmen/Bank muss funktionieren. „Wir können den Unternehmen mit Fachwissen über SEPA, den Migrationsprozess, aber auch über weitere Möglichkeiten, die sich aus der Umstellung ergeben, zur Seite stehen. Außerdem bieten wir Testmöglichkeiten an“, sagt Windheuser.

Ein weiterer Service, den viele Banken anbieten, ist die Generierung der nötigen IBAN- und BIC-Daten. Für die Unternehmen ist es aufwändig, die IBAN- und BIC-Daten ihrer Geschäftspartner zu eruieren. „Daten aus vermeintlich günstigen Internetlösungen haben oft eine schlechte Qualität“, sagt Windheuser. „Die Commerzbank unterstützt bei der Berechnung mit hoher Qualität.“

Probleme, aber auch Chancen

Als das schwierigste Problem sieht der Experte das neue Lastschrift-Verfahren mit seinen neuen Prozess- und Fristvorgaben. „Die notwendigen Mandate beziehungsweise Einzugsermächtigungen sind häufig nicht mehr auffindbar oder es gibt keine Mandatsverwaltung. Das muss aufgebaut werden, damit das Unternehmen gesetzeskonform handeln kann.“ Das aufwändige Verfahren diene der Vertrauensbildung in anderen europäischen Ländern, in denen das Lastschriftverfahren keine Tradition habe.

Dirk Braun

Dirk Braun, SEPA-Experte und Direktor Sales Strategy, Cash Management & International Business bei der Commerzbank, hebt die Chancen durch SEPA hervor, die besonders international agierenden Unternehmen zugute kommen. „SEPA ermöglicht eine europaweite Konsolidierung von Bankkonten beziehungsweise eine Bündelung der wichtigsten Cashflows auf definierte Kernkonten, zum Beispiel durch die Nutzung der SEPA-Lastschrift, die erstmals den grenzüberschreitenden Lastschrifteinzug ermöglicht“, sagt er. „Eine zentrale Steuerung des Zahlungsverkehrs über Payment-Factories macht die Liquiditätsentwicklung und den Finanzierungsbedarf transparenter. Außerdem können Unternehmen kostengünstigere Märkte für europäische Zahlungsverkehrstransaktionen nutzen und so ihren Aufwand senken.“ Wenn die Kosten für den Zahlungsverkehr in Madrid zu hoch sind, kann man das jetzt von Deutschland aus erledigen. Die Zentralisierung in einer Organisationseinheit räumt auch mit unterschiedlichen lokalen FiBU- oder ERP-Systemen auf und senkt so die Prozesskosten, vereinfacht das Liquiditätsmanagement und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorschriften.

Braun empfiehlt den Unternehmen außerdem, sich den neuen Standard XML zunutze zu machen, der sozusagen eine „weltweit einheitliche Sprache für die Finanz-Nachrichten zwischen Banken sowie an der Kunde-Bank-Schnittstelle“ sei. „Unternehmen brauchen sich dann nicht mehr mit vielen unterschiedlichen nationalen Datenformaten auseinandersetzen. Formatpflege und Systemverwaltung werden so deutlich einfacher und kostengünstiger“, so Braun weiter. „Es ist sinnvoll, mit der Bank zu vereinbaren, den gesamten Zahlungsverkehr im XML-Format abzuwickeln, das erleichtert auch Fremdwährungs- oder Drittbank-Zahlungen.“

Windheuser geht davon aus, dass es nicht alle Unternehmen schaffen werden, bis zum 1. Februar 2014 ihren Zahlungsverkehr auf SEPA umzustellen. „Der Gesetzgeber hat in diesem Fall keine Lösung vorgesehen“, sagt er. „Obwohl ein fixer Umstellungstermin sinnvoll ist, sehen wir uns als Partner unserer Kunden, die die Umstellung nicht rechtzeitig schaffen, in der Verantwortung, einen technischen Konvertierungsservice als Dienstleistung zu entwickeln.“ Allerdings möchte der Experte das nicht als Freibrief für Untätigkeit verstanden wissen: „Die Umstellung muss in Angriff genommen werden, je schneller, desto besser.“

www.commerzbank.de/sepa