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20. Juli 2014

Geschäftsreise-Ausgaben: Transparent und effizient steuern

Ein neues Servicemodell für mittelständische Unternehmen ermöglicht zum ersten Mal die rein aufwandsbezogene Abrechnung von Reisebüroleistungen bei Geschäftsreisen. Und wer schnell ist, bezahlt weniger. Ein Paradigmenwechsel in der Branche.

Werden in einem Unternehmen die Geschäftsreisen über einen Reisebüropartner abgewickelt, gab es bisher in der Branche traditionell zwei Abrechnungsmodelle für die in Anspruch genommenen Dienstleistungen. Das so genannte „Management-Fee-Modell“ ist ein Vergütungsmodell, bei dem das Unternehmen eine Pauschale für alle Leistungen des Reisebüros im Abrechnungszeitraum bezahlt, in der Regel pro Jahr. Diese Pauschale wird unabhängig von der Anzahl und Art der tatsächlich bezogenen Reisebüro-Dienstleistungen entrichtet. Bei dem „Transaction-Fee-Modell“ zahlt das Unternehmen dem Reisebüro für jede Transaktion ein gewisses Entgelt. Typische Positionen für Transaktionsentgelte sind: Flugbuchung innerdeutsch, Flugbuchung europäisch, Bahnbuchung, Hotelbuchung. Die Höhe der Gebühr kann sich auch danach unterscheiden, ob persönlich im Reisebüro oder über ein Online- Buchungssystem gebucht wurde. Beim Management-Fee-Modell gibt es durch den jährlich zu entrichtenden Pauschalbetrag keinen Bezug zum tatsächlichen Aufwand: weder auf Kunden- noch auf Reisebüroseite. Transaktionsgebühren werden oft als „bundled Fees“ verhandelt. Das heißt, dass die Gebührenhöhe bereits Kosten für etwaige Umbuchungen, Stornierungen, Rückerstattungen und mögliche weitere Leistungen enthält.

Beide Modelle ermöglichen keine rein aufwandsbezogene Steuerung der Gesamtkosten an das Reisebüro. In der heutigen Zeit spielt allerdings die Kostenkontrolle eine immer wichtigere Rolle in der Unternehmenssteuerung und gerade bei mittelständischen Unternehmen richtet sich die Nachfrage nach Geschäftsreisen oft unmittelbar nach der eigenen wirtschaftlichen (Auftrags-) Lage. Es bedarf demzufolge neuer Vergütungsmodelle, die dieser Flexibilität, Transparenz und Kontrolle durch das eigene Buchungs und Reiseverhalten Rechnung tragen. Ein für dieses Kundensegment maßgeschneidertes, einfaches und transparentes Preis- und Servicemodell suchte man bisher in der Branche jedoch vergebens.

Übersichtliches Konzept

Mit „SIMPLY HRG“ ist zum ersten Mal ein rein aufwandsbezogenes Reisebuchungsservicemodell für mittelständische Unternehmen entwickelt und auf den Markt gebracht worden. Hauptmerkmale sind die sehr simple Kostenstruktur in Kombination mit einem klar strukturierten Servicekatalog. Das Produkt ermöglicht Firmen in dieser Form erstmals, unmittelbaren Einfluss auf die eigenen Reisekosten zu nehmen und daraus erhebliche Einsparungen zu erzielen. Nur für die tatsächlich in Anspruch genommenen Leistungen muss bezahlt werden. Das gesamte Dienstleistungsportfolio wird dabei grundsätzlich in zwei Bausteine gegliedert: Erster Baustein ist die Buchungsabwicklung (entspricht entweder einer Buchung oder Umbuchung oder Stornierung oder Umschreibung oder Rückerstattung).

Der zweite Baustein umfasst Beratung beziehungsweise Angebot nach telefonischer Kontaktaufnahme. Unternehmen bezahlen pro Buchungsabwicklung einen einheitlich definierten Betrag von acht Euro. Wird eine Beratung oder ein Angebot gewünscht, fallen dafür – je nach Komplexität und Umfang – weitere Kosten an, die ebenfalls klar definiert und gestaffelt sind. Der Buchungskanal ist frei wählbar: entweder durch einen persönlichen telefonischen Kontakt oder durch die Online-Buchungsvariante. Die telefonische Beratung ist nach Minutenpreisen gestaffelt. Wer schnell ist, bezahlt weniger; wer strukturiert bucht, spart Geld.

Praxistest bestanden

Ermöglicht wird das Ganze durch eine ausgereifte technologische Lösung, die während der Beratungsgespräche im Hintergrund läuft. Kunden erhalten die Rechnungen aufgeschlüsselt nach einzelnen Buchungen und Gesprächen. Ein dazugehöriges Reporting liefert weitere Transparenz und den nötigen Input, um die Gesamtkosten fortlaufend zu steuern. HRG Germany hat das Service- und Abrechnungsmodell Ende 2012 auf den Markt gebracht. Einige mittelständische Kunden konnten von dem Modell bereits überzeugt werden, unter anderen eines der international führenden Unternehmen für qualitative Marketingforschung und Consulting: Happy Thinking People. Manuela Kubisch, Project Coordination Manager und verantwortlich für das Thema Travel im Unternehmen, sagt: „Simply HRG wird unseren Anforderungen an eine klar strukturierte Geschäftsreiseorganisation vollends gerecht. Sowohl die Buchung einfacher Point-to-point-Verbindungen als auch die Erstellung von interkontinentalen Reiseplänen wird durch dieses Konzept intelligent gelöst. Natürlich muss dabei auf eine Beratung beziehungsweise Angebotserstellung durch die Mitarbeiter im Serviceteam nicht verzichtet werden. Die Kosten der Serviceentgelte richten sich je nach verursachtem Aufwand, was wir für ein faires Angebot halten. Für uns als mittelständisches Unternehmen hat sich die aufwandsgerechte Abrechnung nach sechsmonatiger Testphase bereits gelohnt, obwohl unsere Reisestruktur sehr viel internationale Reisetätigkeit beinhaltet.“

Kurz vorgestellt

Hogg Robinson Group plc (HRG) ist ein mehrfach ausgezeichneter internationaler
Anbieter von Unternehmensdienstleistungen mit Hauptsitz in Basingstoke,
Hampshire, England. 1845 gegründet, spezialisiert sich HRG heute auf die Geschäftsfelder
Reise-, Kosten- und Datenmanagement auf Basis eigener technologischer Lösungen und Produkte. Mit einem weltweiten Netzwerk, das mehr als 120 Länder umfasst, bietet das Unternehmen in Nordamerika, Europa, Asien-Pazifik, Afrika, Lateinamerika sowie im Mittleren Osten und Westasien exzellentes lokales Marktwissen gekoppelt mit globaler Expertise. Das Tochterunternehmen HRG Germany mit Sitz in Köln zählt als Unternehmensdienstleister zu den führenden Anbietern in der Branche in Deutschland. An rund 50 Standorten beschäftigt das Tochterunternehmen rund 770 Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter mit ausgewiesener Expertise. Die Kundenstruktur ist ausgewogen: Neben großen nationalen und internationalen Unternehmen werden auch kleine und mittelständische Betriebe sowie Sportvereine und –verbände betreut.

Beatrice Lingnau

www.hrgworldwide.com/de-de/simplyhrg