Aktuelles
4. Dezember 2016

Vom Meeting 1.0 zu 4.0

Neue Arbeitswelten und Future-Workplace-Konzepte versprechen dank moderner Medien- und Kollaborationstechnik eine noch nie dagewesene Agilität, Produktivität und Innovationskraft. Die Redaktion sprach mit Oliver Mack über die Möglichkeiten.

„Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Arbeitsplatz und brüten über einem kniffligen Problem und plötzlich spaziert ein Kollege aus Frankfurt, der am selben Problem arbeitet, als virtuelles Bild vorbei und bietet an, sich mit Ihnen zu beraten“, beschreibt Mack, Mitglied der Geschäftsleitung der „macom GmbH“, Beratungs- und Ingenieurunternehmen für audiovisuelle Systemlösungen, das Meeting 4.0. Das sei zwar noch Zukunftsmusik, aber in drei bis vier Jahren könne es schon so weit sein. Die Wirklichkeit in 70 Prozent der Unternehmen sehe allerdings noch anders aus. Dort treffe man noch immer den klassischen Besprechungsraum an – Meeting 1.0, in dem allenfalls eine Powerpoint-Präsentation möglich sei.

Dass sich das ändern muss, ist für Mack eine Notwendigkeit. Das Innovations-Rad drehe sich immer schneller. Der Schwerpunkt der Büroarbeit entwickle sich zunehmend von stabilen Abwicklungsprozessen und standardisierten Routinetätigkeiten hin zur Wissensarbeit mit komplexen und sich dynamisch verändernden Aufgaben und Tätigkeiten. „Hier ist das schnelle und flexible Vernetzen von Kompetenzen, Ressourcen und Technologien gefragt. Neue Arbeitswelten, die mit modernen und adaptiven Kollaborationstechnologien agile Methoden der Zusammenarbeit ermöglichen, werden dabei zu Schlüsselfaktoren des Erfolgs“, sagt Mack. „Es geht nicht mehr um Hardware. Die in Unternehmen eingesetzte Kommunikations- und Kollaborationstechnik sowie die AV- und IT-Infrastruktur müssen heute prozessunterstützend und betriebsoptimierend wirken. Sie müssen die Nutzer dabei unterstützen, ihre Arbeit besser und effektiver zu erledigen.“

Flipchart hat ausgedient

Manche Unternehmen, hauptsächlich Großkonzerne und große, international tätige Mittelständler haben sich laut Mack bereits auf den Weg zum Meeting 2.0. gemacht. „Es ermöglicht eine Art Basis-Interaktion, zum Beispiel durch Videokonferenzen. Mitarbeiter können so ortsungebunden kommunizieren und gemeinsam Inhalte betrachten. Durch interaktive Whiteboards lassen sich Inhalte direkt speichern und via Cloud teilen.“ Meeting 3.0 gehe noch einen Schritt weiter. Der Fokus liege in der Unterstützung der eigenen Arbeit durch die Technologie. „In solchen Räumen können Menschen gemeinsam inhaltlich arbeiten und Entscheidungen treffen“, fährt Mack fort. „Auf einer großen interaktiven Pinnwand können Dokumente aus den mobilen Geräten der Beteiligten dargestellt werden. Die Teilnehmer können auf der Wand von Hand zeichnen und Notizen hinzufügen. So entsteht eine interaktive Projektlandkarte, die direkt gespeichert werden kann und den Anwendern überall zur Verfügung steht. Nach dem Meeting nutzen andere Teams die Wand. Jedes Team kann seine Projektwand jederzeit wieder aufrufen und daran weiterarbeiten.“

Meeting 4.0 erlaube einen Blick in eine Zukunft, in der mobile Geräte und Wearables, Virtual und Augmented Reality eine wichtige Rolle spielen. Die Käufer eines Audi könnten sich dank Virtual Reality bereits jetzt virtuell in ihr künftiges Fahrzeug setzen, sich umschauen und die Ausstattung verändern. „In ein paar Jahren werden mit so genannten Awareness Tools, der Verknüpfung verschiedener Systeme und mit Hilfe Künstlicher Intelligenz noch ganz andere Dinge möglich sein“, ist Mack überzeugt.

Beschaffungskosten zweitrangig

Leider seien viele Unternehmen noch zurückhaltend beim Einsatz der neuen Technologien. Zu unsicher erscheine häufig der Return-on-Invest. Doch man dürfe nicht nur die Beschaffungskosten im Blick haben, mahnt Mack. „Wenn richtig geplant wird, bringt die neue Technik dem Unternehmen einen echten Mehrwert und senkt die Betriebskosten, denn die Mitarbeiter können ihre Arbeit besser erledigen. Wir müssen davon wegkommen, die Kommunikationstechnologie nur als Teil eines Bauprojekts zu verstehen. Die Verkabelung und die Integration eines Displays in eine Wand reichen nicht aus. Die Kommunikationstechnik ist längst ein IT-Thema.“ Es gehe um die richtige Software, um Inhalte und Anwendungen. An der Planung müssten sowohl IT als auch die betreffenden Fachbereiche beteiligt werden. Und das Projekt müsse ganzheitlich angegangen werden. „In kleineren Unternehmen ist der Ansprechpartner für solche Projekte normalerweise der Geschäftsführer oder der Unternehmer selbst“, sagt Mack. „Er hat vielleicht die Vision eines modernen, digitalisierten Unternehmens, geht über eine Messe, sieht einen riesigen interaktiven Bildschirm, gibt viel Geld für die Hardware aus und ist enttäuscht, wenn das Feedback der Mitarbeiter negativ ist. Kein Wunder. Am Anfang sollte immer die Frage nach dem Ziel, nach der Anwendung, dem Nutzen und dem Mehrwert stehen.“ Außerdem müssten die neuen Lösungen zur vorhandenen IT-Landschaft passen und integriert werden, damit die Nutzerakzeptanz nicht leide und damit das Ausschöpfen möglicher Optimierungspotenziale für die Unternehmensprozesse. „Wir empfehlen, mit einem Raum mit einer interaktiven Wand oder interaktiven Tischen zu beginnen, ein Pilotprojekt aufzusetzen und mit interessierten Mitarbeitern zu starten. Sie können Feedback geben und positive Erfahrungen an Kollegen weitergeben. Wer nicht gleich das Non-Plus-Ultra will, ist im unteren fünfstelligen Bereich schon mit dabei.“

Testen im Labor

Bei Macom hat man die Erfahrung gemacht, dass viele Kunden das, was sie zu kaufen beabsichtigen, testen und erleben möchten. „Im ‚macom LAB‘ bieten wir Workshops an, in denen IT-Leute oder andere Gruppen mit den neuen Technologien arbeiten können“ erklärt Mack. „Unternehmen und Architekten erhalten so die Möglichkeit, medientechnische Lösungen für Bau- und Integrationsvorhaben in einem realitätsnahen und unabhängigen Umfeld zu konzipieren und zu testen. Auch wir selbst nutzen das Labor als Arbeitsraum und Co-Working Space. Im Lab stehen verschiedene Bereiche zur Simulation von flexibel anpassbaren Arbeits- und Meeting-Spaces sowie Kollaborationsumgebungen zur Verfügung. Das Macom-Team unterstützt seine Kunden außerdem durch Tests für die Standardisierung und Zertifizierung solcher Umgebungen.

Tipp: Mehr zum Thema „Die Arbeit der Zukunft“ finden Sie in der Dezember-Ausgabe 2016 von DIE NEWS.