IT & Digitalisierung

Agieren im New Normal
Vom Corona-Provisorium zum digitalen Dauerbetrieb

Nils Mosbach

Für viele Unternehmen war der abrupte Wechsel ins Homeoffice zu Beginn des Jahres 2020 eine Herausforderung und gleichermaßen Kulturschock. Schnelle Lösungen mussten her, die sofort einsetzbar waren und einen Betrieb möglichst umfassend aus dem Homeoffice heraus erlaubten. Doch die echte Herausforderung kommt erst jetzt auf die Unternehmen zu: beide Modelle, Präsenz wie Remote-Kultur, zu vereinen und trotzdem eine innovative und kreative Firmenkultur im „neuen Normal“ zu etablieren. Dieser Kulturwandel steht nun an. Es ist kein Schritt zurück, sondern der Schritt vom Provisorium zu einer Dauerlösung, die für viele Unternehmen zeitlich unbegrenzt umsetzbar ist.

Im „neuen Normal“ nach der Coronazeit ist der wichtigste Begriff beim Thema Arbeitsorganisation die Flexibilität. Dies betrifft Betriebe wie Mitarbeitende gleichermaßen. Die Unternehmen bieten hierfür flexible Arbeitsmodelle, die die Selbstorganisation der Mitarbeitenden bestmöglich unterstützen. Die wiederum profitieren von einer besseren Work-Life-Integration mit stärkerem Fokus auf die eigenen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen. Termine wie Behördengänge, Arztbesuche oder der Besuch des Telekom-Technikers können so viel einfacher wahrgenommen werden. Hinzu kommt die Familienfreundlichkeit flexibler Arbeitszeiten. Viele Menschen haben die Coronazeit genutzt, um aus den Ballungsgebieten aufs Land zu ziehen und damit die Lebensqualität innerhalb der Familie zu erhöhen. Das ist auf Dauer natürlich nur möglich, wenn klar ist, dass die damit verbundene Anfahrt ins Büro nicht täglich ansteht. Kurz: Die Aspekte von New Work mit hybriden Arbeitsmodellen bieten allerhand Vorteile für die Belegschaft.

Innovationskraft steigt

Doch die Betriebe profitieren genauso. Zunächst einmal ganz trivial, indem durch die teilweise Abwesenheit der Mitarbeitenden laufende Kosten sinken und zudem – bei geschickter Koordination – durch angepasste Belegungspläne die Auslastung der Büroräume optimiert werden kann. Aber auch inhaltlich: Durch die gesteigerte Flexibilität der Mitarbeitenden steigt die Zufriedenheit und somit zwangsläufig auch die Innovationskraft. Demgegenüber stehen die Herausforderungen bei der Kommunikation, dem Führen von hybriden Teams und, allgemein gesprochen, die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur. Zudem hat die Coronazeit gezeigt, dass ein nicht zu vernachlässigender Punkt im Homeoffice nicht adäquat nachzubilden ist: der persönliche Kontakt mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten. Auf Dauer leidet einfach die Kommunikation und damit die Kreativität. Das Problem dabei, neben der Identifikation mit dem Unternehmen und dem „Wohlfühlfaktor“: Gerade der informelle Austausch ist oft ein hervorragender Impuls- und Ideengeber für diverse Projekte.

Vorteile beider Welten vereinen

Deswegen gehen viele Unternehmen jetzt den Weg eines hybriden Arbeitsmodells, das die Vorteile beider Welten vereint. Der positive Aspekt der Coronazeit ist hierbei, dass viele Unternehmen flächendeckend und in Rekordzeit infrastrukturelle Voraussetzungen für ein solches Modell geschaffen haben. Selbst eher traditionelle Unternehmen konnten (oder mussten) – gerade zu Beginn der Pandemie – wertvolle Erfahrungen sammeln und Systeme etablieren, auf die sie nun zurückgreifen können. Gleichzeitig gilt natürlich: Nicht alles, was theoretisch, praktisch und technisch möglich ist, ist auch sinnvoll. Diesen Kulturwandel nehmen die meisten Mitarbeitenden bereitwillig an. Weniger flexibel sind da oft die internen Strukturen, die zunächst auf Präsenz ausgelegt waren, dann sehr schnell auf einen kompletten Homeofficebetrieb umgestellt wurden und nun in einen nachhaltigen Hybridbetrieb überführt werden müssen. Hier geht es um die technische Infrastruktur und die Büroausstattung, aber ein nicht zu unterschätzender Faktor sind auch die IT-Systeme. Diese müssen möglichst vielfältige Austauschmöglichkeiten bieten, egal, ob die Kollegen vor Ort, im Homeoffice oder unterwegs sind. Dabei geht es nicht nur um den klassischen Austausch oder zum Beispiel die gemeinsame Arbeit an Dokumenten sowie zentrale Ablagesysteme, sondern auch darum, diese Systeme möglichst nah an den Arbeitsalltag der Mitarbeiter anzubinden. Der kometenhafte Aufstieg von Groupchat-Systemen wie „Microsoft Teams“ hat die Kommunikation innerhalb der Unternehmen von Grund auf verändert. Waren vor der Pandemie virtuelle Meetings in vielen Unternehmen noch die Ausnahme, spielt es für das Meeting selbst inzwischen keine Rolle mehr, ob der Kollege im Büro nebenan sitzt oder 50 Kilometer entfernt im Homeoffice. Aber was mit den Ergebnissen des Meetings passiert, hat sich nicht geändert: Die Daten müssen schnell und unkompliziert in die dafür vorgesehenen Strukturen gegeben werden. Seien es ein Fileserver, ein zentrales Archiv oder im besten Fall bereits ein ganzheitliches Enterprise-Content-Management- beziehungsweise Informationsmanagementsystem. Deshalb ist es wichtig, dass sich auch die Hersteller von Business-IT an die neuen Gegebenheiten des hybriden Arbeitens anpassen und ihre Systeme optimieren, um hier bestmöglich zu unterstützen. Dies kann zum Beispiel durch eine Anbindung an „Microsoft Teams“ und ähnliche Software erfolgen, sodass die im Meeting bearbeitete Tabellenkalkulation direkt aus dem Meeting-Tool heraus in die etablierten Ablagestrukturen übernommen werden kann. Durch diese nahtlose Integration werden Medienbrüche vermieden, alle Kollegen haben die gleiche Datenbasis und Änderungen sind transparent nachvollziehbar. Die Daten können dabei geschützt und sicher abgelegt werden, trotzdem können auch projektbezogen Daten und Informationen für externe Projektpartner bereitgestellt und geteilt werden.

Der Hauptsitz von Elo Digital in Stuttgart.Elo Digital
Der Hauptsitz von Elo Digital in Stuttgart.

Der Stolperstein liegt also genau darin, die zu Beginn der Pandemie aufgesetzten Strukturen auf ihre Tragfähigkeit im Regelbetrieb hin abzuklopfen, gegebenenfalls zu optimieren und anzupassen. Hierbei unterstützt ein breit gefächertes Informationsmanagement durch ein ECM-System, weil hierdurch sichergestellt ist, dass Daten, Informationen und Prozesse ganzheitlich digital abgebildet und zugänglich sind.

Kurz vorgestellt

Die Elo Digital Office GmbH aus Stuttgart ist ein Anbieter von Softwarelösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie geht auf die damalige Louis Leitz International GmbH & Co zurück. Dort wurde 1996 unter der Leitung von Karl Heinz Mosbach und Matthias Thiele eine Abteilung zur Entwicklung des „Elektronischen Leitz Ordners“ (Elo) gegründet. Nach dem Verkauf von Leitz übernahmen Mosbach und Thiele in einem Management-Buyout diese Abteilung und führen sie seitdem unter neuem Namen als eigenes Unternehmen. Seit 2020 ist mit Nils Mosbach die nächste Generation in die Geschäftsführung aufgerückt. Als Vorreiter der Digitalisierung und moderner Anbieter für Enterprise-Content-Management (ECM) bietet Elo heute weit mehr als reines Dokumentenmanagement: Für typische Bürovorgänge vom Rechnungseingang über das E-Mail-Management bis hin zu digitalisierten Personalprozessen hat Elo Softwarelösungen im Programm; sogar eine Datenanbindung an Branchensoftware wie CAD-, ERP- und andere Drittsysteme ist problemlos möglich.

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