Planen & Führen

Beschlussfassung aus der Ferne
Ohne persönliche Treffen handlungsfähig bleiben

Dr. Klaus-Dieter Rose und Holger Nemetz

Der persönliche Kontakt der Gesellschafter prägt viele Familienunternehmen. Wichtige Entscheidungen werden im unmittelbaren Austausch vor Ort getroffen. In der aktuellen Situation ist das jedoch oftmals nicht möglich. Wie können die Gesellschafter trotzdem handlungsfähig bleiben?

Als Reaktion auf die Corona-Pandemie wurden für Kapitalgesellschaften gesetzliche Erleichterungen geschaffen, die mittlerweile bis 31. Dezember 2021 gelten. Gesellschafterbeschlüsse in einer GmbH können dadurch leichter im schriftlichen Verfahren gefasst werden, auch wenn nicht alle Gesellschafter damit einverstanden sind. Aktiengesellschaften können momentan ihre Hauptversammlungen virtuell abhalten und machen von dieser Möglichkeit auch rege Gebrauch. Für Personengesellschaften wie die OHG oder die (GmbH & Co.) KG bestehen dagegen keine gesetzlichen Erleichterungen. Beschlüsse bei diesen – vor allem bei Familienunternehmen verbreiteten – Gesellschaften werden also weiterhin nach den bislang geltenden Regelungen gefasst.

Präsenzversammlung als Regelfall

Die Gesellschafter von Personengesellschaften können das Verfahren und die Form der Beschlussfassung nahezu beliebig festlegen. Das Gesetz macht dazu keine Vorgaben. Die meisten Gesellschaftsverträge bestimmen jedoch, dass die Gesellschafter die Beschlüsse grundsätzlich in Versammlungen vor Ort fassen. Sind einzelne Gesellschafter verhindert, können sie regelmäßig Mitgesellschafter oder externe Vertrauenspersonen zur Ausübung ihres Stimmrechts bevollmächtigen. Diese Fokussierung auf persönliche Treffen hat sich vor allem bei Familiengesellschaften bewährt, da der unmittelbare Austausch der Gesellschafter für das Unternehmen und die Familie sehr wertvoll ist.

Abweichendes Verfahren nur einstimmig

Nicht erst seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie gibt es jedoch Fälle, in denen eine Präsenzversammlung der Gesellschafter unnötig oder unmöglich ist, etwa aufgrund voller Terminkalender oder wegen eines Auslandsaufenthalts. Gesellschaftsverträge sehen dafür häufig eine schriftliche Beschlussfassung vor, die je nach konkreter Ausgestaltung die Zustimmung aller oder einer Mehrheit der Gesellschafter benötigt und teils auch Stimmabgaben per E-Mail erlaubt. Die Technik bietet aber mittlerweile viele weitere Möglichkeiten zur „präsenzlosen“ Beschlussfassung: Gesellschafterversammlungen per Videokonferenz, Stimmabgaben in Chatprogrammen wie WhatsApp oder Abstimmungen über Online-Tools wie Doodle. Diese digitalen Möglichkeiten sind in den geltenden Gesellschaftsverträgen meist nicht enthalten. Die Gesellschafter können zwar einstimmig jederzeit und formlos von den gesellschaftsvertraglichen Bestimmungen abweichen und Beschlüsse in einem anderen Verfahren treffen. Widerspricht jedoch nur ein Gesellschafter, könnte sich beispielsweise ein in Quarantäne befindender Gesellschafter nicht ohne Weiteres zu einer Versammlung per Telefon oder Webcam zuschalten und abstimmen. Dies kann dringende Beschlüsse verzögern. Beschlüsse, die trotz fehlender Einstimmigkeit in einem gesellschaftsvertraglich nicht vorgesehenen Verfahren gefasst werden, können bei Personengesellschaften nichtig sein. Sie wären dann von Beginn an unwirksam und dürften nicht ausgeführt werden.

Beirat ebenfalls betroffen

In vielen Familiengesellschaften gibt es Aufsichtsräte oder Beiräte, die ebenfalls von den Möglichkeiten zur präsenzlosen Beschlussfassung profitieren können. Handelt es sich nicht um zwingend zu bildende Aufsichtsräte, wie etwa bei einer Aktiengesellschaft oder nach den mitbestimmungsrechtlichen Vorschriften, richtet sich deren Beschlussfassung nach dem Gesellschaftsvertrag sowie einer etwa bestehenden Geschäftsordnung. Häufig sind hier bereits flexiblere Möglichkeiten der Beschlussfassung vorgesehen als für Gesellschafterbeschlüsse. Anders als die Gesellschafter können Beiratsmitglieder jedoch in aller Regel selbst einstimmig nicht vom gesellschaftsvertraglich vorgesehenen Verfahren abweichen.

Präsenzlose Möglichkeiten fixieren

Um das Risiko unwirksamer Gesellschafterbeschlüsse zu vermeiden und die Handlungsfähigkeit sicherzustellen, sollten die Abläufe bei der Beschlussfassung – sowohl für die Gesellschafter als auch für Aufsichts- oder Beiräte – gesellschaftsvertraglich klar geregelt und trotzdem flexibel genug sein. Die Regelungen können dabei an die individuellen Gegebenheiten der Familiengesellschaft und an die Vorstellungen der Gesellschafter angepasst werden. Persönliche Zusammenkünfte können beispielsweise weiterhin als Regelfall, Zuschaltungen einzelner verhinderter Gesellschafter per Webcam als Ausnahme und rein virtuelle Versammlungen nur bei Zustimmung aller Gesellschafter vorgesehen werden. Befinden sich Gesellschafter häufig im Ausland oder wohnen weit auseinander, bieten sich rein virtuelle Versammlungen per Videokonferenz als gleichberechtigte Alternative zur Präsenzversammlung an. Existiert ohnehin eine Chatgruppe mit allen Familienmitgliedern und Gesellschaftern, können darüber auch gleich manche Beschlüsse gefasst werden. In allen Fällen ist es möglich, diese Verfahren auf bestimmte Beschlussthemen zu begrenzen oder eine Widerspruchsmöglichkeit einzelner Gesellschafter vorzusehen.

Derzeit besteht in vielen Unternehmen Konsens darüber, dass erweiterte Möglichkeiten zur präsenzlosen Beschlussfassung zumindest für dringende Fälle sinnvoll sein können. Gerade im Hinblick auf die gesellschaftlichen Beschränkungen in der Corona-Pandemie und die ungewissen Entwicklungen in den kommenden Monaten kann diese Gelegenheit genutzt werden, um entsprechende Regelungen in den Gesellschaftsvertrag aufzunehmen. Vertragsänderungen können bei Familiengesellschaften in Form einer Personengesellschaft zumeist zügig und ohne großen Aufwand erfolgen. Insbesondere ist eine notarielle Beurkundung in aller Regel nicht erforderlich. Sprechen sich einzelne Gesellschafter gegen Erweiterungen aus, könnten viele Änderungen des Gesellschaftsvertrags auch durch Mehrheitsbeschluss umgesetzt werden.

Bei den meisten Familiengesellschaften in der Form einer Personengesellschaft sind Beschlüsse außerhalb einer Präsenzversammlung nicht oder nur sehr eingeschränkt möglich. Spontane Abweichungen vom vorgesehenen Verfahren – etwa die Abhaltung einer virtuellen Versammlung per Videokonferenz – sind zwar möglich, aber häufig nur mit dem Einverständnis aller Gesellschafter. Um stets handlungsfähig zu bleiben, können die Gesellschafter erweiterte Möglichkeiten zur präsenzlosen Beschlussfassung in den Gesellschaftsvertrag aufnehmen.

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