Blickpunkt

Bier kann man nicht digitalisieren
Alpirsbacher Klosterbräu stellt Weichen für die Zukunft

Es gibt Dinge, die haben sich bei Alpirsbacher Klosterbräu seit 1880 nicht geändert: Das Brauwasser stammt damals wie heute aus den gleichen Quellen, die traditionellen Rezepturen werden sorgsam eingehalten und im Hof hängt immer noch das Schild mit der Aufschrift „Emil, stopp!“ – auch wenn Bierfahrer Emil hier schon lange nicht mehr hält, um sein Pferdefuhrwerk zu beladen. Natürlich prägen der technologische Wandel und die Digitalisierung auch das zweitälteste Gewerbe der Welt, nicht jedoch in der disruptiven Art und Weise wie in anderen Branchen.

„Bier kann man nicht über eine digitale Schnittstelle konsumieren, man muss es trinken“, erläutert die kaufmännische Leiterin Katrin Glauner. Aber weil der Pro-Kopf-Verbrauch seit den 80er-Jahren kontinuierlich sinkt, steigt auch bei dem in vierter Generation geführten Familienunternehmen der Druck. Wer auf dem Biermarkt bestehen will, muss sich zukunftsfähig aufstellen. Genau das tut die Brauerei mit einem umfassenden Digitalisierungsprojekt.

Katrin Glauner, kaufmännische Leiterin bei Alpirsbacher KlosterbräuAlpirsbacher Klosterbräu
Katrin Glauner, kaufmännische Leiterin bei Alpirsbacher Klosterbräu

Tradition trifft Digitalisierung

Was anderswo unter dem Begriff „Industrie 4.0“ läuft, heißt bei Alpirsbacher „Mönch 4.0“. Nicht ohne Grund. „Wir haben den Projektnamen gewählt, um ein Bild von der digitalen Zukunft zu zeichnen, welches an die Werte und Traditionen unserer Familienbrauerei anknüpft und uns intern hilft, Akzeptanz und Verständnis zu schaffen“, so Glauner. „Am Ende entscheidet nicht die Technik über den Erfolg, sondern die Menschen, die damit arbeiten.“

Der Startschuss für das Digitalisierungsprojekt fiel 2017. Anlass war das veraltete ERP-System, das die steigenden Ansprüche des Unternehmens nicht mehr erfüllte. Doch anstatt sich einfach nur für einen Systemwechsel zu entscheiden, setzte sich die Geschäftsführung in Alpirsbach grundlegend mit dem Thema Digitalisierung auseinander und installierte ein zweiköpfiges IT-Projektteam, um die Brauerei fit für die Zukunft zu machen. Im Fokus: die Vernetzung und das Zusammenspiel der einzelnen Unternehmensbereiche sowie die Aufbereitung der Daten zur Abbildung und Analyse der verschiedenen Prozesse.

Mensch im Mittelpunkt

Zentrum der digitalen Offensive ist das neue ERP-System, das jeden Unternehmensbereich umfasst und dank neuer Technologien mehr Möglichkeiten der Skalierbarkeit und Vernetzung bietet. Da die Einführung eines neuen Verwaltungssystems mit hohem Aufwand verbunden ist, will sie gut vorbereitet sein. Ein Jahr nahm man sich in Alpirsbach Zeit, um alle Unternehmensprozesse zu beleuchten und den Projektplan auszuarbeiten. „Wenn man etablierte und gut funktionierende Prozesse verändern will, hat das auch eine menschliche Komponente“, weiß Katrin Glauner. „Wir haben die Organisation mitgenommen und Kollegen aus den Fachbereichen eingebunden, um die verschiedenen Ansprüche zu berücksichtigen. Das braucht seine Zeit.“ Resultat der Arbeit eines Jahres war ein Pflichtenheft mit 500 Einträgen, welches es im Rahmen des Hauptprojektes umzusetzen galt.

Hier greifen Tradition und Innovation perfekt ineinander.Alpirsbacher Klosterbräu
Hier greifen Tradition und Innovation perfekt ineinander.

Self-Service für Spezialisten

Anstatt das neue System mit einem „Big Bang“ live zu schalten, nahm man Rücksicht auf die funktionierenden Unternehmensprozesse und entschied, die Teilbereiche sukzessive in das neue ERP-System zu integrieren. So wie den 2010 ins Leben gerufenen Alpirsbacher-Fanclub, der bis dato über eine Excel-Liste verwaltet worden war. Bei mittlerweile über 12.000 „Spezialisten“ mit Willkommenspaketen, Mitgliedsausweisen, Geburtstagspaketen und Mitgliedsbeiträgen war das in dieser Form aber kaum noch zu bewältigen, geschweige denn effizient.

Die Brauerei ersetzte Excel durch einen Onlineshop, in dem sich die Mitglieder selbst anmelden und verwalten. „Wir haben ein System geschaffen, mit dem wir alle Prozesse intern und extern transparent abbilden und kommunizieren können. Durch das Zusammenspiel von Onlineshop, Zahlungsabwickler und ERP-System sind Spezialisten und Kundenbetreuer stets über den Bearbeitungsstatus informiert und die Logistiker wissen, wie viele Pakete sie packen und verschicken müssen“, zeigt sich die kaufmännische Leiterin zufrieden. Trotzdem: Ganz ohne Probleme lief die Implementierung des Self-Service-Portals natürlich nicht ab. „Das Aufsetzen eines solchen Systems erfordert Flexibilität. Mehr Mitglieder bedeuten mehr Geburtstagspakete und damit auch mehr Reklamationen durch einen Bruch in der Logistik. Ändern sich also die Rahmenbedingungen, dann muss man nachsteuern.“

Lager der Zukunft

Derzeit beschäftigt man sich bei Alpirsbacher Klosterbräu mit der Anbindung der Logistik an das ERP-System. Früher wurden die Aufträge ausgedruckt und sortiert, heute werden die geordneten Listen elektronisch bereitgestellt und die Mitarbeiter wickeln die Prozesse über ein Tablet ab. Hierfür musste zunächst die technische Infrastruktur mit Netzwerk und WLAN-Access-Points geschaffen werden. Es folgten die Auswahl der passenden Hardware, dann die Software und die sukzessive Einbindung der Ablauforganisation. „Mit unserem mobilen Lager können wir nachvollziehen, welches Paket mit welchem Inhalt wann versendet wurde. Die Informationstiefe erlaubt uns, dem Kunden eine bessere Rückmeldung über den Status seiner Bestellung zu geben.“ Trotz dieses positiven Zwischenfazits von Katrin Glauner gibt es noch das eine oder andere Problemchen zu lösen: „Wir müssen noch klären, wie wir die Tablets an den Gabelstaplern befestigen und ein paar Barcodes so aufhängen, dass man gut damit arbeiten kann. Dann werden wir unserem Anspruch gerecht, die kompletten Lagerbewegungen zu erfassen und eine genaue Übersicht über unsere Bestände und die einzelnen Chargen zu haben.“

Planung ist alles

Nach der Logistik werden weitere Bereiche wie die Warenannahme und das Vertragswesen an das neue System angebunden. Schlusspunkt wird die Einführung der neuen Finanzbuchhaltung, mit der bis Ende 2021 alle Systeme live geschaltet werden. Und dann? „Die entscheidende Frage ist: Was mache ich damit? Wie bereite ich die Daten auf? Wie gehe ich mit der Analytik um? Da wird es spannend“, so Glauner. „Der Knackpunkt ist die integrierte Planung. Wenn man – wie wir – die Produktion am Markt orientiert, dann muss man in der Lage sein, die nachgefragten Mengen und Gebinde kurzfristig zu liefern. Wenn man die Prozesse vom Kunden her denkt, dann wird die Nachfrage zum Trigger für alle nachfolgenden Prozesse bis hin zum Rohstoffeinkauf.“

In Alpirsbach hat man sich dieser Herausforderung bereits vor vielen Jahren gestellt und mit der professionellen Controlling-Software von Corporate Planning eine Lösung im Einsatz, mit der man auch in die digitale Zukunft geht. „Für mich bedeutet die Corporate-Planning-Software eine große Zeitersparnis. Ich kann mich auf die Analyse der Daten konzentrieren, was mir am meisten Spaß macht“, sagt die kaufmännische Leiterin der Familienbrauerei. Und sie fügt hinzu: „Eines unserer Aufsichtsratsmitglieder kennt sehr viele Familienunternehmen und Brauereien. Für ihn sind wir in Sachen Controlling das Vorzeigeunternehmen – und das soll natürlich auch so bleiben.“

www.alpirsbacher.de