IT & Telekommunikation

Defizite erkennen und beseitigen
Vom Krisenmodus in den effektiven Dauerbetrieb

Karl Heinz Mosbach

Weil die Impfkampagne auf Hochtouren läuft, können Unternehmen damit beginnen, den Alltag nach der Pandemie zu regeln. Die wichtigste Frage hierbei: Wie können wir die Erkenntnisse aus den vergangenen Monaten in wichtige Impulse umwandeln? Was bleibt? Was ändert sich? Nicht zuletzt geht es nun auch darum, das Momentum für digitale Arbeitsprozesse zu nutzen.

Bei vielen Mitarbeitern in den Unternehmen ist die Erwartungshaltung hoch, die gewonnene Flexibilität und Freiheit beizubehalten, die sich durch die Homeoffice-Arbeit ergeben haben. Neben dem Wegfall von Fahrzeiten zum Büro ist es vor allem die Balance aus Familie und Kinderbetreuung, die sich mit einem Homeoffice-Arbeitsplatz besser organisieren lässt. Gerade Letzteres kann aber sehr schnell auch zum Problem werden, wenn die Möglichkeit des Rückzugs fehlt, um in Ruhe zu arbeiten. So ist es nicht verwunderlich, dass sich zwischen der Einschätzung der Mitarbeiter und der Unternehmensführung hinsichtlich der Produktivität ein sehr differierendes Bild ergibt. Während die Mitarbeiter ihre eigene Produktivität im Homeoffice meist sogar höher einschätzen als im Büro, zeigen Umfragen und Studien bei den Unternehmensführungen ein eher gemischtes Bild. Letztlich hängt die Effektivität der Homeoffice-Arbeit von mehreren Faktoren ab: Menschen, die die Nähe eines Teams und den sozialen Kontakt brauchen, arbeiten im Büro mit anderen zusammen immer produktiver als im isolierten Homeoffice. Andere, meist kreative Menschen, können in ihrer gewohnten täglichen Lebensumgebung im Homeoffice teils bessere Arbeitsergebnisse erzielen. Dafür müssen aber auch die notwendigen technischen Voraussetzungen gegeben sein. Eine fehlende digitale Infrastruktur, mangelnde EDV-Ausstattung und eine schlechte Internetanbindung kann selbst der motivierteste Mitarbeiter nicht kompensieren. In manchen Fällen, in denen aktenweise Papier generiert und transportiert wird, ist es gar unmöglich.

Liste der Versäumnisse lang

Die Corona-Krise hat vielen Unternehmen schonungslos die Defizite und Rückständigkeit im Bereich Digitalisierung vor Augen geführt: Mangelnde Datenverfügbarkeit, veraltete IT-Hardware, fehlende digitale Prozesse und ineffiziente Arbeitsabläufe sind hier zu nennen. Oftmals ist die Liste der Versäumnisse aber in den Unternehmen noch deutlich länger. Und doch hat sich einiges getan. Die Kommunikation mittels Videokonferenz beispielsweise ist mittlerweile schon so sehr zum Standard geworden, dass sich eine Telefonkonferenz schon beinahe seltsam anfühlt. Inzwischen verfügen viele Mitarbeiter über leistungsfähige Kameras und Mikrofone, um mit hoher Qualität Kunden- und Projektmeetings durchführen zu können. Das allein liefert jedoch noch keine guten Arbeitsergebnisse und ist auch kein Grund dafür, künftig auf Geschäftsreisen zu verzichten und Termine virtuell abzuhalten. Es braucht vielmehr ein digitales Meeting-Management, das die Planung, Durchführung sowie Ergebnisse und Effizienz eines Meetings nochmals auf ein ganz neues Niveau heben kann – insbesondere, wenn Beschlüsse und To-dos direkt für alle transparent in das System einfließen. Der Gewinn hierbei ist höher als die eingesparten Reisekosten.

Weg von papierbasierten Prozessen

Während viele mit Laptop ausgestattete Mitarbeiter sehr einfach ins Homeoffice wechseln konnten, weil sie das mobile Arbeiten teils bereits gewohnt waren, gestaltete sich dies für Fachbereiche wie das Finanz- und Personalwesen und manch andere Fachbereiche schon schwieriger. Hier erschwerten zum Teil noch stark papierbasierte Prozesse sowie der Umgang mit sehr vertraulichen Informationen wie Personalakten den Umstieg auf den Homeoffice-Betrieb. Wohl dem, der hier bereits über ein digitales Rechnungsmanagement-System oder gar über die digitale Personalakte verfügte. Bei diesen Unternehmen stehen wesentliche Teile der Belegverarbeitung längst schon digitalisiert zur Verfügung, Papierrechnungen werden gescannt und vollautomatisiert den Prüf- und Buchungsvorgängen zugeführt. Durch solche Prozesse erübrigt sich die Frage, ob die Mitarbeiter ihre Arbeit vom Büro aus oder im Homeoffice verrichten.

Datensicherheit immer wichtiger

Selbst im Personalbereich kann durch hohe Sicherheitsstandards wie der automatischen Verschlüsselung sensibler Daten und Dokumente ohne Probleme aus dem Homeoffice heraus gearbeitet werden, wenn man entsprechende Business-Lösungen einsetzt. Dies ist allein schon deshalb wichtig, weil gerade in der Corona-Krise aus der Not heraus teils zu nachlässig mit den Unternehmensdaten umgegangen wurde. Aber je virtueller und digitaler wir arbeiten, umso wichtiger wird das Thema der Datensicherheit, Verfügbarkeit sowie der Zugangskontrolle. Insbesondere wenn man vor der Herausforderung steht, nahezu jedem Mitarbeiter das mobile Arbeiten oder den Homeoffice-Betrieb zu ermöglichen. Gerade Letzteres stellt nochmals zusätzliche Herausforderungen an Ausstattung und Sicherheitsaspekte, die es aus Gesetzesgründen einzuhalten gilt.

Neben der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit birgt das ergänzende mobile Arbeiten beziehungsweise der Homeoffice-Betrieb den großen Vorteil, die Defizite im Bereich der Digitalisierung zu erkennen und zu beseitigen. Denn je weiter fortgeschrittendie Digitalisierung der Unternehmensprozesse ist, umso effektiver sind auch das mobile Arbeiten und Homeoffice möglich. Betrachtet man den schwindenden Markt an verfügbaren gut ausgebildeten Mitarbeitern, wird die Wahrnehmung als fortschrittliches, modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen mit innovativen Arbeitsmodellen schon aus Imagegründen immer wichtiger werden, um gute Leute für das eigene Unternehmen gewinnen zu können. Insbesondere dann, wenn man in der Attraktivität mit so manchen Großunternehmen in der Nähe konkurrieren muss.

Kurz vorgestellt

Die Elo Digital Office GmbH aus Stuttgart ist ein Anbieter von Softwarelösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Unternehmensabläufen. Sie geht auf die damalige Louis Leitz International GmbH & Co zurück, die nicht nur mit dem berühmten Leitz-Ordner, sondern auch digital in der Businesswelt vertreten sein wollte. So wurde dort 1996 unter der Leitung von Karl Heinz Mosbach und Matthias Thiele eine Abteilung zur Entwicklung des „Elektronischen Leitz Ordners“ (ELO) gegründet. Nach dem Verkauf von Leitz an einen schwedischen Konzern im Jahr 1998 übernahmen Mosbach und Thiele in einem Management Buyout diese Abteilung und führen sie seitdem unter dem Namen Elo Digital Office GmbH als eigenes Unternehmen. Seit 2020 ist mit Nils Mosbach bereits die nächste Generation in die Geschäftsführung aufgerückt. Als Vorreiter der Digitalisierung und moderner Anbieter für Enterprise-Content-Management (ECM) bietet man heute weit mehr als reines Dokumentenmanagement und digitale Archivlösungen an: Für typische Bürovorgänge vom Rechnungseingang über das E-Mail-Management bis hin zu digitalisierten Personalprozessen hat das Unternehmen Softwarelösungen im Programm. Zudem können auch interne Abläufe digital abgebildet werden: Dies können Abstimmungen mit Kollegen, Freigabeprozesse oder die Meldung von Personalbedarf sein. Zudem gibt es digitale Lösungen für Besucher- und Wissensmanagement. Die Software der Experten leistet sogar eine Datenanbindung an Branchensoftware wie CAD-, ERP- und andere Drittsysteme.

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