IT & Digitalisierung

Effizienz steigern – Mehrwert erhöhen
Die Digitalisierung von HR-Prozessen

Hendrik Fuchs

Das papierlose Büro steht bei vielen Unternehmen immer noch auf dem Zettel, obwohl eine Digitalisierung zahlreiche Vorteile mich sich bringt. Welche Potenziale vor allem in der Personalabteilung oft brach liegen, erläutert Karl Heinz Mosbach von Elo Digital im Interview.

Was sind die größten Ressourcenfresser in der Personalabteilung?

Vor allem das Meldewesen nimmt im Personalbereich viel Zeit in Anspruch. Dazu gehören Entgeltbescheinigungen genauso wie Meldungen an die Krankenkasse oder die Sozialversicherung. Ebenfalls recht weit oben im Zeit- und Kostenranking steht der gesamte Bereich rund um die Personalbeschaffung, gefolgt von Themen wie Lohnbuchhaltung und Urlaubsanträgen. Je höher hier der Grad der manuellen Arbeit ist, umso zeitintensiver stellt sich die Bewältigung der Flut der ganzen Aufgaben dar. Enorme Effizienzeffekte durch eine Digitalisierung ergeben sich im Grunde genommen überall dort, wo Verwaltungsaufgaben im Personalbereich aufschlagen.

Warum ist eine komplette Digitalisierung von HR-Prozessen sinnvoll?

Vorneweg möchte ich unterstreichen, dass eine komplette Digitalisierung kein Hexenwerk ist und die Kosten für die Umstellung sich schnell wieder amortisieren. So spielt es keine Rolle, ob es sich um ein kleines oder ein großes Unternehmen handelt. Mit einer Digitalisierung der Prozesse lassen sich nicht nur Geld und Zeit sparen, sondern auch der Mehrwert für die Unternehmen erhöhen – etwa, wenn es um die Auswertungen und Analysen der Daten geht. Ein weiterer wichtiger Aspekt: Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Personen, die die Daten handhaben müssen, gestaltet sich merklich reibungsloser. Dank eines digitalen Workflows lassen sich diese Prozesse nahtloser und sicherer steuern. Darüber hinaus läuft vieles automatisiert ab, etwa das Befüllen und Versenden von Formularen. Das heißt, dass ein Unternehmen das Thema ganzheitlich betrachten beziehungsweise umsetzen muss, um einen maximalen Nutzen zu generieren. Und last but not least kann ein digitalisierter HR-Bereich dazu beitragen, die Personalentwicklung auf eine neue Stufe zu heben – also zum Beispiel stets im Blick zu haben, wann welcher Mitarbeitende geschult werden sollte. Das zahlt auf die Firmenkultur und den Erfolg des Unternehmens ein.

Elo Digital

Welche Vorteile bietet speziell eine professionelle Bewerbermanagement-Lösung?

Gutes Personal zu finden, ist meistens ein sehr aufwendiger Prozess. Das beginnt bei der Erstellung eines Suchprofils und der internen Freigabe, geht über den Entwurf einer Stellenanzeige, deren Platzierung auf den unterschiedlichen Kanälen und reicht bis zur Auswertung und Selektion potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten, die man dann zum Gespräch einlädt. Das kann man natürlich Stück für Stück manuell machen oder eben eine professionelle digitale Recruiting-Lösung einsetzen, in der alle diese Prozessschritte bereits vorgedacht angeboten werden. Diese lassen sich bei Bedarf anpassen. Wenn ich beispielsweise eine Stellenanzeige veröffentlichen möchte, gibt es bereits Anbindungen an Plattformen und Kanäle, sodass alles zügig per Knopfdruck erledigt werden kann. Zudem ist das äußerst sensible Thema Datenschutz gleich rechtssicher umgesetzt. So sind zum Beispiel alle Daten verschlüsselt. In der heutigen Zeit muss der Bewerbungsprozess auch möglichst schnell vonstattengehen, sei es bei der Analyse und Auswertung der Bewerbungen oder wenn es um das Informieren potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten geht. Auch hierfür bietet eine professionelle Lösung die passenden Tools an. Nach und nach wird auch KI verstärkt Einzug halten, zum Beispiel für die Auswertung und Analyse von Zeugnissen, Qualifikationen und Lebensläufen. Kleinere Data-Analytics-Anwendungen sind bereits im Einsatz.

Worin besteht der Mehrwert einer digitalen Personalakte?

Diese digitale Akte ist das Fundament für digitale Prozesse im Personalwesen. Sie beinhaltet in der Regel alle wichtigen Informationen des Mitarbeitenden, darunter das Datum des Arbeitsantritts, alles über seine Lohnabrechnungen und Weiterbildungen. Diese Daten lassen sich auswerten oder filtern. Ein weiterer Vorteil: Eine digitale Personalakte verfügt über standardisierte Schnittstellen, über die andere HR-Anwendungen angebunden werden können. So lassen sich Informationen zwischen mehreren Systemen austauschen. Das spielt zum Beispiel eine wichtige Rolle, wenn Mitarbeitende innerhalb eines Unternehmens die Abteilung oder den Standort wechseln.

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