IT & Telekommunikation

Lehren aus der Krise
Wie die Angst vor Cloud-Lösungen schwindet

Die Corona-Pandemie beschleunigt die Digitalisierung des Mittelstands. Die Redaktion sprach darüber mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von Elo Digital Office, einem Hersteller für Lösungen rund um Enterprise Content Management (ECM).

Mit welchen Folgen hat die ECM-Branche aufgrund der Corona-Pandemie momentan zu kämpfen? Wie geht ihr Unternehmen damit um?

Die gesamte Branche hat vor allem mit den Kontaktbeschränkungen zu kämpfen. Unser zügig eingerichteter Corona-Krisenstab hat sich sehr intensiv mit allen Fragen rund um die Pandemie beschäftigt und Maßnahmen für die Mitarbeiter erarbeitet. Die Vertriebsarbeit ist dahingehend beeinträchtigt, dass keine Präsenz-Veranstaltungen mehr durchgeführt oder Kunden nicht mehr besucht werden können. Vieles läuft jetzt nur noch über Telefon und Videotechnik. Außerdem erschwert die Pandemie die Durchführung aktueller Projekte. Da kann man jetzt einfach nicht mehr so frei agieren, wie es vor der Krise war. Bei Elo Digital befindet sich die komplette Belegschaft im Home-Office, auch wenn einzelne Mitarbeiter ab und zu ins Unternehmen kommen. Entsprechend finden Meetings jetzt per Video-Konferenz statt. Ich muss sagen, dass das erstaunlich gut funktioniert. Der Kommunikation untereinander hat das keinen Abbruch getan – ganz im Gegenteil, ich habe das Gefühl, dass wesentlich mehr kommuniziert wird. Das liegt eventuell auch daran, dass ich die Empfehlung an die einzelnen Teams rausgegeben habe, jeden Tag ein Jour fixe durchzuführen.

Gerade sind wir dabei, einen große virtuelle Messe-Konferenz auf die Beine zu stellen. Dazu gehört unter anderem ein Kongress mit Vorträgen. Wir versuchen hier, das Ganze so authentisch wie möglich zu machen, damit die Teilnehmer das Gefühl haben, dass sie tatsächlich vor Ort sind. Da investieren wir viel in Kamera- und Aufnahmetechnik. Darüber hinaus gibt es eine komplette Messe mit über 50 Ausstellern, mit denen die Teilnehmer auf ihrem virtuellen Rundgang per Videoschaltung in Kontakt treten und ausgestellte Exponate und Lösungen begutachten können.

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von Elo Digital Office, im Interview.Elo Digital
Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von Elo Digital Office, im Interview.

Welche Vorteile haben Mittelständler in der aktuellen Krise, die frühzeitig ins Enterprise Content Management investiert haben?

Diejenigen Unternehmen, die eine ECM-Lösungen implementiert haben, konnten sehr schnell in den Home-Office-Modus umschalten. Denn viele ihrer Prozesse und Dokumente sind dank ECM bereits digitalisiert. Bei vielen öffentlichen Verwaltung und gar nicht so wenigen Mittelständlern war das aber kaum möglich, da ihre Prozesse größtenteils noch papier- und aktenbasiert ablaufen. Die ganzen Jahre hat man sich da eben keinen Kopf gemacht – es hat ja lange Zeit alles bestens funktioniert. Generell steht Deutschland im internationalen Vergleich was die Digitalisierung betrifft bestenfalls im hinteren Mittelfeld. Das führe ich darauf zurück, dass es uns in den vergangenen Jahren wirtschaftlich sehr gut gegangen ist und der Handlungsbedarf eben nicht besonders groß war. Da hat man gerne einmal über ineffiziente Prozesse hinweggesehen. Beispielsweise drucken wir immer noch Millionen an Rechnungen auf Papier aus und versenden sie mit der Post, statt alles zu digitalisieren. In der Pandemie-Zeit merken dann diese Unternehmer, dass sie viel früher hätten etwas unternehmen müssen.

Inwieweit wird die Erfahrung mit der Corona-Pandemie die Einstellung der Mittelständler gegenüber digitalen Lösungen speziell im Cloud-Bereich verändern?

Inzwischen ist es so, dass sich der Mittelstand viel aufgeschlossener gegenüber Cloud-Lösungen zeigt, weil viele Unternehmen den Nutzwert für sich erkannt haben. Die Pandemie verstärkt diesen Effekt, denn plötzlich merken die Unternehmen, dass sie eine schnelle Lösung für ihre Probleme brauchen – Bedenken, etwa in Bezug auf die Sicherheit, die man vorher hatte, treten da etwas in den Hintergrund. Da handelt man dann eher nach dem Motto „Hauptsache, der Laden läuft“. Das sieht man zum Beispiel daran, wie viele Unternehmen plötzlich Videolösungen wie „Zoom“ oder „Teams“ nutzen. Wenn sich die Situation wieder entspannt, wird das eine oder andere wohl wieder etwas zurückgefahren werden –, aber die Einstellung gegenüber der Cloud wie auch gegenüber Home-Office wird sich grundlegend verändert haben. Zudem haben viele Unternehmen jetzt gemerkt, dass sie den Grad der Digitalisierung in ihren Betrieben erhöhen müssen. So etwas geht über die Cloud viel schneller und einfacher, denn darüber lassen sich viele Prozesse standardisieren, braucht es dafür nicht extra einen internen IT-Support. Diese Entwicklung wird sicherlich auch dadurch gefördert, dass deutsche Cloud-Anbieter verstärkt dazu übergehen werden, in ihren Rechenzentren eigene Cloud Services nach europäischem Recht anzubieten. Da es noch eine Weile dauern wird, bis ein Impfstoff gegen das Virus gefunden ist, sind neue Lösungen gefragt. Wir von ELO etwa haben das virtuelle Cloud-Produkt „Teamroom“ entwickelt, über das Projektgruppen Konferenzen abhalten und die Teilnehmer untereinander per Knopfdruck Dokumente austauschen können.

Was würden Sie Mittelständlern in der jetzigen Situation in Bezug auf ECM-Lösungen empfehlen?

Neutral betrachtet, würde ich jetzt Gas geben. Es gilt, genau hinzuschauen, was für das eigene Unternehmen wichtig ist und wie ich mit entsprechenden Lösungen beispielsweise meinen Kundenservice verbessern und zukunftsorientierter gestalten kann. Und natürlich geht es in der aktuellen Situation auch darum, wie man mittels Automatisierung seine Kosten senken kann. Auch hier können ECM-Lösungen unabhängig von der Unternehmensgröße einen entscheidenden Beitrag leisten. Der Einsatz von ECM-Lösungen ist heutzutage jedenfalls kein Hexenwerk mehr und kostet nicht mehr die Welt.

Kurz vorgestellt

Die „ELO Digital Office GmbH“ aus Stuttgart ist ein Anbieter von Softwarelösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Unternehmensabläufen. Sie geht auf die damalige Louis Leitz International GmbH & Co zurück, die nicht nur mit dem berühmten Leitz-Ordner, sondern auch digital in der Business-Welt vertreten sein wollte. So wurde dort 1996 unter der Leitung von Karl Heinz Mosbach und Matthias Thiele eine Abteilung zur Entwicklung des „Elektronischen Leitz Ordners“ (ELO) gegründet. Nach dem Verkauf von Leitz an einen schwedischen Konzern im Jahr 1998 übernahmen Mosbach und Thiele in einem Management Buyout diese Abteilung und führen sie seitdem unter dem Namen ELO Digital Office GmbH als eigenes Unternehmen. Seit März 2020 ist in Person von Nils Mosbach bereits die nächste Generation Teil der Geschäftsführung.

Als Vorreiter der Digitalisierung und moderner Anbieter für Enterprise-Content-Management (ECM) bieten die Spezialisten heute weit mehr als reines Dokumentenmanagement und digitale Archivlösungen an: Für typische Bürovorgänge vom Rechnungseingang über das E-Mail-Management bis hin zu digitalisierten Personalprozessen hat Elo Softwarelösungen im Programm. Zudem können auch interne Abläufe digital abgebildet werden: Dies können Abstimmungen mit Kollegen, Freigabeprozesse oder die Meldung von Personalbedarf sein. Die Software des Unternehmens leistet sogar eine Datenanbindung an Branchensoftware wie CAD-, ERP- und andere Drittsysteme. Vertrieben werden Produkte und Lösungen weltweit in rund 20 Sprachen und in über 40 Ländern. Basis hierfür ist das dichte, internationale Business-Partner-Netzwerk des Unternehmens von über 1000 Systemhäusern weltweit. Elo selbst ist in 15 Ländern mit 23 Standorten präsent.

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