Recht & Steuern

Meldesysteme für Whistleblower
Was Unternehmen beachten müssen

Susanne Jochheim und Kim Schönberg

Viele werden sich noch an den Stichtag der Einführung der Datenschutzgrundverordnung erinnern. Die Kommunikation im Vorfeld verlief schlecht und lange ahnten die Unternehmen nicht, was auf sie zukommt. Und dann musste die Umsetzung für viele in einer Hauruck-Aktion erfolgen. Etwas Ähnliches droht jetzt mit der verpflichtenden Bereitstellung von Meldesystemen für Hinweisgeber oder auch Whistleblower durch Arbeitgeber.

Auch beim Meldesystem für Whistleblower gibt es einen Stichtag, der sich rasant nähert – es ist der 17. Dezember 2021. Und auch hier sind alle gut beraten, bereits jetzt die Weichen zu stellen und die Voraussetzungen für die Umsetzung zu schaffen.

Verpflichtung zur Einrichtung

Nach dem vorliegenden Referentenentwurf für ein Hinweisgeberschutzgesetz, der auf der EU-Richtlinie basiert, sind Arbeitgeber und Behörden mit in der Regel 50 Beschäftigten dazu verpflichtet, eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte mit Hinweisen auf Unregelmäßigkeiten oder Verdachtsmomente wenden können. Gemeint sind sogenannten interne Meldestellen oder Meldesysteme. Die Meldestelle muss so beschaffen sein, dass die Transparenz des Verfahrens und die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers unbedingt gewährleistet sind. Der Hinweisgeber muss zudem die Möglichkeit erhalten, seine Meldung anonym vorzunehmen und mit dem Empfänger der Nachricht – wenn gewollt, auch anonym – zu kommunizieren. Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Art der Meldestelle von der juristischen Person oder Behörde selbst festlegt werden. Möglich sind ein Beschwerde-Briefkasten, eine Online-Plattform im Intranet oder im Internet, eine Telefon-Hotline oder ein anderes System für gesprochene Nachrichten. Auch Dritte, etwa Ombudsleute, können ermächtigt werden, Meldungen von Verstößen im Namen der juristischen Person entgegenzunehmen. 

Stärkung des Whistleblower-Schutzes

Neben dieser verpflichtenden Einrichtung von Meldesystemen wird gleichzeitig der Schutz der Hinweisgeber enorm gestärkt. Nach momentan geltendem Recht steht derjenige, der sein Wissen preisgibt und eine Straftat oder eine Unregelmäßigkeit an seinem Arbeitsplatz meldet, den sich daraus ergebenden Repressalien fast immer schutzlos gegenüber. Selbst wenn er gutgläubig handelt und die von ihm erteilten Hinweise der Sache nach richtig sind, drohen der Verlust des Arbeitsplatzes, private Isolation und finanzieller Ruin. Die Angst vor diesen Konsequenzen hält potenzielle Hinweisgeber oft davon ab, ihren Verdacht eines rechtswidrigen Verhaltens zu melden. Genau das möchte der Gesetzgeber ändern. Es sollen daher EU-weite Mindeststandards geschaffen werden, die es Hinweisgebern ermöglichen, ihre Kenntnisse weiterzuleiten, ohne dass sie persönliche oder wirtschaftliche Nachteile befürchten müssen. Voraussetzung ist, dass der Hinweisgeber hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die von ihm gemeldeten Sachverhalte der Wahrheit entsprechen. In einem solchen Fall steht es ihm frei, eine interne oder sogar externe Meldung vorzunehmen und ggf. direkt die Staatsanwaltschaft zu verständigen.

Anreiz für eine interne Meldung

Um die direkte Meldung an den Staatsanwalt zu vermeiden, werden die Arbeitgeber nach Auffassung des Gesetzgebers dafür Sorge tragen, funktionierende interne Meldewege einzurichten und, sofern erforderlich, wirksam gegen Verstöße vorzugehen. Denn auch wenn die Einrichtung der Meldesysteme dem Gesetz nach verpflichtend ist, so ist eine Sanktionierung bei Nichtbefolgung nicht vorgesehen. Der Gesetzgeber setzt auf den Anreiz, eine interne Meldung bestmöglich zu gewährleisten, um eine externe Meldung zu verhindern. Denn die Arbeitgeber haben in der Regel ein großes Interesse, Verstöße zunächst intern aufzuklären, so die Überzeugung.

Schutz vor Haftung

Für den Fall, dass die Voraussetzungen der Richtlinie erfüllt sind, wird dem Hinweisgeber Schutz gewährt im Hinblick auf seine Identität, mögliche Repressalien und eine etwaige Haftung wegen Schäden infolge der Offenlegung der Verstöße. Auch die Person, die einen Verstoß begangen haben soll, wird geschützt, indem ihr das Recht auf einen wirksamen Rechtsbehelf, auf ein faires Gerichtsverfahren und die Wahrung der Unschuldsvermutung sowie ihre Verteidigungsrechte eingeräumt wird.

Ziel der Richtlinie

Durch die Einrichtung funktionierender Hinweisgeber-Systeme und die konsequente Aufdeckung der Verstöße sollen wirtschaftliche Schäden in Milliardenhöhe drastisch reduziert werden, die durch rechtswidriges Verhalten jährlich entstehen – so die Auffassung der Europäischen Union.

Das Gesetz wird kommen, da die EU-Richtlinie umgesetzt werden muss. Daher kann nur dazu geraten werden, ein internes System zum Umgang mit Meldungen einzurichten, das den Aufsichts- und Organisationspflichten der Unternehmensleitung, aber auch den Transparenz- und Vertraulichkeitsanforderungen genügt. Denn der Arbeitnehmer, der sich auf einen internen Meldeweg verlassen kann, wird aller Voraussicht nach nicht den externen Meldeweg wählen.

Kurz vorgestellt

Die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Susanne Jochheim berät und vertritt Unternehmen, Geschäftsführer, Führungskräfte und Betriebspartner in allen Aspekten des kollektiven und des individuellen Arbeitsrechts. Neben der Beratung in Vertragsangelegenheiten, der Begründung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen, gehört auch die arbeitsrechtliche Beratung im Rahmen der Reorganisation und Restrukturierung von Unternehmen dazu. Weitere Schwerpunkte sind die Beratung und Vertretung von Betriebs- und Sozialpartnern in allen Fragen des Betriebsverfassungs- und des Tarifrechts sowie Fragestellungen rund um das Thema betriebliche Altersversorgung. Darüber hinaus beraten die Experten Unternehmen und Führungskräfte im Bereich der Compliance. Dies umfasst die Beratung von Vorstandsmitgliedern, Geschäftsführern und Compliance-Abteilungen bei der Vermeidung von Haftungsfällen sowie bei der Untersuchung konkreter Compliance-Verletzungen in einem Unternehmen. Unter anderem werden Verhaltenskodizes erarbeitet, Compliance-Richtlinien formuliert und implementiert und notwendige Verhandlungen zum Abschluss von Betriebsvereinbarungen geführt.

www.ra-jochheim.de