Einrichtung & Design

Quo vadis Office?
Das Unplanbare meistern

Burkhard Remmers

Die Corona-Pandemie hat auch die Entwicklungen der Büroarbeitsformen enorm beschleunigt und schwer vorhersehbar gemacht. Umso mehr sind die essenziellen Grundlagen für gute Arbeit im Blick zu behalten.

Das Wohlbefinden wird beispielsweise durch Bewegungsförderung, Bedienungskomfort und akustische Raumqualität verbessert. Die offenen Blickachsen fördern Sozialkontakte und Kollaboration. Formensprache und Farbkonzept unterstreichen das durchgängige Corporate Design und die akzentuiert eingesetzten Pflanzen und Hölzer vermitteln den sorgsamen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Konzeption und Planung: 1zu33.

Es spricht einiges für die These, dass durch die globale Corona-Pandemie viele ohnehin anstehende Transformationen „lediglich“ beschleunigt werden. Beispiele dafür sind die Digitalisierung und damit auch die Formen der Büroarbeit. So ist das immer wieder kontrovers diskutierte Thema „Mobiles Arbeiten“ durch Corona fast über Nacht zu einer etablierten Option geworden. Laut ifo-Institut hatten Dreiviertel der Unternehmen ihre Büro-Mitarbeiter zur Bewältigung der Corona-Epidemie zum Arbeiten nach Hause geschickt. Die Studien zeigen, dass 56 Prozent der Beschäftigten in Deutschland auch in der Nach-Corona-Zeit zumindest zeitweise „remote“ arbeiten. Denn die große Mehrheit der Bürotätigen erfüllt ihre Aufgaben auch ohne Präsenzpflicht. Der Wegfall der Wegezeiten und -strecken entlastet Mensch und Natur und die Chance für eine bessere Work-Life-Balance mit der Familie möchten viele schlicht nicht mehr missen. Zudem haben viele Arbeitgeber erheblich in digitale Infrastruktur und neue Kommunikationstechnologien investiert, um mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Und sie erkennen das Sparpotenzial bei den Büroflächen, wenn sich durch regelmäßige Arbeit im Homeoffice Bürokonzepte mit hoher Desk-Sharing-Rate umsetzen lassen. 

Gute Gründe für die Arbeit im Büro

Das wirft die Frage auf, ob das gemeinsame Arbeiten in Büroräumen überhaupt noch zeitgemäß ist. Ein wichtiges Fazit ist aber auch: Vieles bleibt bei der Arbeit zuhause auf der Strecke – und das nicht nur aufgrund schlechter Umgebungsbedingungen und individuell unterschiedlicher Voraussetzungen. Denn selbst das professionellste Homeoffice kann Gemeinschaftssinn, das Gefühl für Stimmung und Atmosphäre, spontanen Austausch und vor allem die für Veränderungsprozesse und Innovationen so wichtigen persönlichen Begegnungen nicht ersetzen – also alles das, was für die anstehenden Transformationsprozesse dringlicher erscheint als je zuvor. Es geht also weniger um die Frage, ob die Arbeit im Büro noch sinnvoll ist, als vielmehr darum, wie sie gestaltet werden muss, damit sie ihre Stärken entfalten kann. Was bedeutet das für die Konzeption der Büroarbeit? Welche Fragen sollten gestellt und welche Grundlagen erarbeitet werden, an denen die Entscheidungen für die Gestaltung der Büroarbeit abzugleichen sind?

Beispiel eines „Human Centered Workplace“:  Das Erdgeschoss mit dem Eingangsbereich fördert mit Nutzungen wie Lobby, Cafeteria und buchbarem Innovations- und Kollaborationsbereich den Austausch mit der Öffentlichkeit. Konzeption und Planung: 1zu33.Wilkhhahn
Beispiel eines „Human Centered Workplace“: Das Erdgeschoss mit dem Eingangsbereich fördert mit Nutzungen wie Lobby, Cafeteria und buchbarem Innovations- und Kollaborationsbereich den Austausch mit der Öffentlichkeit. Konzeption und Planung: 1zu33.

Inspiration und Kompass

Mit dem Konzept „Human Centered Workplace“ gibt es dazu jetzt einen ebenso inspirierenden wie relevanten Beitrag des Büromöbelherstellers Wilkhahn. Das Familienunternehmen war schon in der Vergangenheit immer wieder Impulsgeber, wenn es um neue Konzepte und innovative Einrichtungen für die Büroarbeit geht. Angesichts der dynamischen Entwicklungen wurde jetzt der gemeinsame Nenner aus der eigenen Unternehmensentwicklung, aus vielfältigen Projekten mit weltweiten Kunden und aus internationalen Studien zusammengefasst. Im Ergebnis sind nicht nur inspirierende Büroszenarien entstanden, sondern ein ganzheitlicher und dennoch verblüffend einfach zu handhabender „Kompass“, der in der Flut der Unwägbarkeiten bei vielen anstehenden Entscheidungen Sicherheit und Orientierung bietet.

Innovation und Veränderung zu fördern, steht im Mittelpunkt des halböffentlichen, auch für Externe buchbaren Bereichs, dessen Settings hochflexibel und selbstorganisiert für die unterschiedlichen Workshop- und Projektphasen umgestellt werden können. Konzeption und Planung: 1zu33.Wilkhahn
Innovation und Veränderung zu fördern, steht im Mittelpunkt des halböffentlichen, auch für Externe buchbaren Bereichs, dessen Settings hochflexibel und selbstorganisiert für die unterschiedlichen Workshop- und Projektphasen umgestellt werden können. Konzeption und Planung: 1zu33.

Mensch im Zentrum der Wertschöpfung 

Die zentrale These, dass gerade die Digitalisierung den Menschen selbst ins Zentrum der Wertschöpfung rückt, ist inzwischen unstrittig. Macht doch in der Transparenz und Vergleichbarkeit der digitalisierten Welt das „Wie“ den Unterschied zum Wettbewerb aus: die Fachkompetenzen, das Engagement sowie die sozialen und kreativen Fähigkeiten derer, die mit der Digitalisierung umgehen. Der Soziologe Frithjof Bergmann hatte 1984 den Begriff „New Work“ geprägt als „Arbeit, die man wirklich, wirklich will“. Heute erfordern es demografischer Wandel, Fachkräftemangel, multikulturelle Belegschaften und die zitierte Dynamik im Kontext der Pandemie, den Raum in diesen Anspruch einzubeziehen: das Büro als Ort, an dem man wirklich, wirklich arbeiten will.

Flexibilität und Selbstorganisation sind im „Human Centered Workplace“ eng verbunden. Die Möbel lassen sich wie „Tools“ ganz nach Bedarf für die aktuell benötigten Settings selbst zusammenstellen. Das macht die Nutzer zu agilen Akteuren und es erleichtert die Identifikation mit den Unternehmenszielen. Konzeption und Planung: 1zu33.Wilkhahn
Flexibilität und Selbstorganisation sind im „Human Centered Workplace“ eng verbunden. Die Möbel lassen sich wie „Tools“ ganz nach Bedarf für die aktuell benötigten Settings selbst zusammenstellen. Das macht die Nutzer zu agilen Akteuren und es erleichtert die Identifikation mit den Unternehmenszielen. Konzeption und Planung: 1zu33.

Von der Kosten- zur Performanceorientierung

Das birgt große Potenziale, denn das menschliche Verhalten wird nachweislich überwiegend durch unbewusste Gewohnheiten gesteuert, die wiederum vom Umfeld geprägt sind. „First we shape our buildings and afterwards they shape us“, erkannte schon Winston Churchill. Sollen sich also Arbeitsweisen verändern, muss auch das Setting verändert werden, um einen Rückfall in alte Gewohnheiten zu vermeiden. Deshalb gilt der Arbeitsraum unter Experten neben Mensch und Software als „dritte Intelligenz“ der Wertschöpfung. Eine Anpassung der Umgebung kann daher mehr sein als eine Reaktion auf den dynamischen Wandel. Richtig gemacht wird sie selbst zum Impulsgeber für agiles Denken und Handeln. Lassen sich die Settings der Zusammenarbeit beispielsweise von den Teams selbst zusammenstellen und flexibel an aktuelle Aufgaben und Bedürfnisse anpassen, dann werden aus „passiven Konsumenten“ wirkliche Akteure, die Eigenverantwortung übernehmen und Teamintelligenz nutzen. Hier liegen große Chancen, die unternehmerischen Zielsetzungen effizienter zu erreichen. Das bedeutet aber auch, die Gestaltung der Büros nicht mehr primär unter Kostengesichtspunkten vorzunehmen, sondern den längst überfälligen Perspektivwechsel zu einer Performanceorientierung zu vollziehen. Die Wirkmächtigkeit ist enorm, der Aufwand im Vergleich zu den Lohn- und Gehaltkosten sehr überschaubar. Werden die richtigen Lösungen umgesetzt, rechnet sich die Umgestaltung nach kurzer Zeit.

Gemeinsame Fragen quer durch alle Branchen

In den vergangenen Jahren wurde vor dem Hintergrund von Globalisierung, Digitalisierung und Nachhaltigkeit eine unüberschaubare Vielzahl von Studien, Artikeln und internationalen Fallbeispielen zum Wandel der Arbeitswelten publiziert. Wilkhahn hat sich darum verdient gemacht, daraus die essentiellen Fragen herauszufiltern, die von Unternehmen quer durch die Branchen gestellt werden: Wie kann durch die Bürowelt die Attraktivität für die gesuchten Talente und Fachkräfte erhöht werden? Wie lassen sich Innovationskraft und Veränderungsfähigkeit stärken? Was erhält Gesundheit und Arbeitsfähigkeit? Und wie werden die ökonomischen Zielsetzungen erreicht und gleichzeitig Sinnstiftung für die Folgegeneration vermittelt? Jenseits der Flut von „Buzzwords“ zum „Neuen Arbeiten“ wurden auf diese Weise die wirklich relevanten Aspekte und Zielsetzungen für zukunftsfähige Bürokonzepte ermittelt.

Vier Eckpunkte für die Bürokonzepte

Die Grundlagen des „Human Centered Workplace“ sind aus diesen vier Fragenstellungen abgeleitet. Sie berücksichtigen individuelle Bedürfnisse, Erfordernisse der Unternehmen für die Zusammenarbeit, das Unternehmensimage und die Marktpositionierung sowie die Wirtschaftlichkeit verbunden mit Identifikationspotenzial. Sorgfältig recherchiert und mitgeliefert werden auch hier wissenschaftlich valide Erkenntnisse als Basis für die inhaltliche Ausarbeitung und die Zielsetzungen:

Gesundheit und Wohlbefinden fördern. Gesundheit ist mehr als nur Infektionsschutz, Hygiene und die Reduktion von Störfaktoren. Die Einrichtung sollte immer auch auf Faktoren wie Selbstbestimmung, Beteiligung, Wertschätzung sowie auf die Förderung von körperlicher Aktivität einzahlen.

Kollaboration fördern. Gemeinsam lernen, sich austauschen, Ideen entwickeln und nicht zuletzt Erfolge feiern, ob informell und spontan oder formell und geplant: Teamgeist, Zusammenhalt und Innovationskraft gelten als die größten Potenziale der gemeinsamen Arbeit im Büro. Wer sie heben will, braucht entsprechend differenzierte Raum- und Einrichtungslösungen. 

Identität stärken. Büroräume als sichtbarer Ausdruck der Unternehmensidentität beeinflussen ganz wesentlich Arbeitgeberattraktivität und Kundenbindung. Deshalb ist eine Gestaltungsqualität gefragt, die jenseits schnelllebiger Trends und Beliebigkeit durchgängig Klarheit und Orientierung vermittelt.

Sinn stiften. Gerade in der jüngeren Generation hängen Loyalität, Engagement und Motivation wesentlich davon ab, welche Antworten ein Unternehmen auf die Frage nach dem „Warum“ zu geben imstande ist. So machen etwa Langlebigkeit, Nützlichkeit und Umweltfreundlichkeit der Ausstattung Werte und „Purpose“ glaubhaft erlebbar.

Vier wesentliche Grundpfeiler für zukunftsfähige Bürokonzepte. WilkhahnWilkhahn
Vier wesentliche Grundpfeiler für zukunftsfähige Bürokonzepte. Wilkhahn

Einfaches Komplexitätsmanagement

Der besondere Charme dieser Ausarbeitung liegt darin, dass sie verdeutlicht, wie sich die unterschiedlichen Dimensionen in der Bürowelt wechselseitig beeinflussen. Die Identifikation mit Sinn und Zweck beispielsweise zahlt ebenso auf die psycho-soziale Gesundheit ein wie die Kooperationsqualität und eine klare Orientierung durch das Design. So kann der „Human Centered Workplace“ als einfaches Tool genutzt werden, um sich auf gemeinsame Zielbilder zu verständigen und im Projektverlauf jede Richtungsentscheidung daraufhin zu überprüfen, wie sie sich in den vier Dimensionen auswirkt. Je mehr Synergien entstehen, desto effektiver und sicherer ist sie – und desto seltener werden ungewollte Kollateraleffekte auftreten.

Inspirierende Visualisierungen

Damit man sich eine solche Welt auch vorstellen kann, entwickelte Wilkhahn in enger Zusammenarbeit mit dem Münchener Studio „1zu33“ virtuelle Büroräume für den „Human Centered Workplace“. Das renommierte Architektur- und Innenarchitekturbüro hat das Projekt nicht auf einer „grünen Wiese“, sondern in Kopenhagen angesiedelt. Schließlich gelten die dänische Hauptstadt und speziell das Quartiert Nordhafen als Labor für zukunftsweisende Konzepte, die Leben und Arbeiten zu einer attraktiven und pulsierenden Mischung verbinden. Anhand von zehn beispielhaften Szenarien zu den Kernfunktionen „Work“, „Meet“, „Innovation“, „Community“ und „Learn“ wird das Zusammenspiel der Dimensionen konkret sichtbar.

Mit dem „Human Centered Workplace“ gelingt die Verbindung zwischen einem einfachen Kompass, der hilft, im Dschungel der Komplexität und des Unwägbaren auf Kurs zu bleiben, und der inspirierenden Vision einer Arbeitswelt, in der auch noch morgen und übermorgen gerne und gut gearbeitet wird. Die rund 70-seitige, reich bebilderte Broschüre und weitere Informationen zum Thema sind kostenfrei über die Website erhältlich.

www.wilkhahn.com