IT & Telekommunikation

Sieben vermeidbare Fehler
So gelingt die digitale Transformation

Andrea Fiedler

Bei der digitalen Transformation lautet die Frage nicht mehr „ob“, sondern „wann und wie“. Doch die Erfahrung zeigt, dass viele Projekte scheitern. Doch worauf genau müssen mittelständische Unternehmen achten, um ihre Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen?

Alte Denkweisen 

„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“ – das zugegeben kernige Zitat von Thorsten Dirks, damals CEO Telefónica Deutschland, aus dem Jahr 2015 hat auch heute nichts an Aussagekraft eingebüßt. Unternehmen sollten ihre Abläufe auf den Prüfstand stellen und bereit sein, alte Denkmuster abzulegen. Es ist zu prüfen, ob und wie ein Digitalisierungsprojekt ein Unternehmen wirklich voranbringt. Nutzen Sie dabei Ihren Digitalisierungspartner auch als Sparringspartner: Für ein Unternehmen ist es das erste Projekt, der Partner bringt idealerweise Erfahrung aus unterschiedlichen Projekten mit und kann mit dem unverstellten Blick von außen wertvolle Impulse geben.

Nicht nur Industrie 4.0

Sicher: Die digitale Fabrik und das Internet of Things (IoT) gehören zu den Treibern der digitalen Transformation. Doch wer bei Digitalisierung nur an Industrie 4.0 denkt, verschenkt wertvolles Potenzial. Ob Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für papierlose Prozesse, elektronischer Datenaustausch (EDI) und elektronische Rechnungen (E-Invoicing) oder mobile Apps für den technischen Außendienst, ob Scanner-Integration in Produktion, Lager und Office, zeitsparende Workflow-Lösungen, Text- und Spracherkennung zur automatischen Beantwortung von Anfragen, Kommunikation mit Mitarbeitern im Homeoffice oder neue Geschäftsmodelle wie Pay-per-Use oder Predictive Maintenance: Digitalisierung umfasst ein extrem breites Einsatzfeld und ist nicht nur für die Fertigungsindustrie ein relevantes Thema.

Starre Hierarchien

Digitalisierungsprojekte stellen andere Anforderungen als klassische IT-Projekte. Neue Ideen verlangen auch neue Strukturen. Unternehmen sollten eine Start-up-Atmosphäre schaffen. Bilden Sie ein Team, das neben IT-Spezialisten immer auch Key-User beinhaltet, die später mit der Lösung arbeiten werden. Setzen Sie auf agile Projektmethoden wie Scrum, die kurze Innovationszyklen ermöglichen. Ein oft beobachteter Fehler: Digitalisierung läuft nicht einfach so neben dem Tagesgeschäft. Das Team benötigt Zeit und Entscheidungsfreiheit.

Vorschnelles Vorgehen

Unternehmen sollten nicht alles auf eine Karte setzen. Eine digitale Revolution, die das gesamte Unternehmen von heute auf morgen auf den Kopf stellt, wird zwangsläufig scheitern. Stattdessen ist ein Vorgehen nach dem Motto „Start small, think big“ sinnvoller. Identifizieren und diskutieren Sie in einem Innovationsworkshop gemeinsam Handlungsfelder und Use-Cases (Anwenderszenarien). Darauf folgen die Definition und Entwicklung eines Prototyps, der nach und nach verfeinert wird. Der Prototyp wird anschließend von ausgewählten Mitarbeitern/Kunden erprobt, kontinuierlich überprüft, bewertet und weiterentwickelt. Erst wenn sich das Pilotprojekt erfolgreich bewährt hat, wird es skaliert, also im gesamten Unternehmen beziehungsweise bei mehreren Kunden umgesetzt.

Falsche Partner

Wie sieht der ideale Partner für Digitalisierungsprojekte aus? Es reicht nicht aus, wenn der Partner die Technologie beherrscht. Genauso wichtig sind Branchen- und Beratungskompetenz, um die Digitalisierungslösung optimal in die eigenen Geschäftsprozesse zu integrieren. Von Vorteil sind Partner, die auf Best-Practice-Prozesse aus anderen Projekten zurückgreifen können. Um die Gefahr zu verringern, sich in technologischen Details hoffnungslos zu verzetteln, sollte der Partner zum Beispiel vorkonfigurierte Services und auf die Branche abgestimmte Vorlagen/Musteranwendungen anbieten, die sich flexibel und ohne Programmieraufwand an die eigenen Anforderungen anpassen lassen.

Datensilos

Im Zuge der digitalen Transformation treten neben etablierten Software-Anbietern zunehmend auch Start-ups in Erscheinung. Gerade Cloud-Lösungen punkten mit einer schnellen Einführung, da keinerlei Installation auf Server und PCs erforderlich sind. Das Ergebnis: Einzelne Abteilungen führen eigenständig Lösungen ein, deren Daten meist isoliert in der Cloud abgelegt sind. So verlockend diese Lösungen auch erscheinen, es muss sichergestellt sein, dass Daten auch für Folgeprozesse wie die Finanzbuchhaltung bereitstehen, ohne dass zeit- und kostenaufwändig eine manuelle Datenübertragung beziehungsweise Schnittstellenprogrammierung (falls überhaupt möglich) erforderlich sind. Dies leistet zum Beispiel die einzigartige Technologie-Plattform von Microsoft, die verschiedene Business-Anwendungen und Cloud-Angebote auf einer einheitlichen Datenplattform bereitstellt.

Kein Change Management

Digitalisierung bedeutet meist auch Disruption. Mitarbeiter müssen bei Veränderungen frühzeitig mitgenommen werden. Es muss klar sein, dass Digitalisierung nicht dem Abbau von Arbeitsplätzen, sondern dem Wachstum des Unternehmens beziehungsweise der Entlastung der Mitarbeiter dient. Unternehmen müssen dabei aber auch die negativen Folgen der digitalen Transformation berücksichtigen. Wenn beispielsweise die Prüfung von Eingangsrechnungen automatisiert wird, wird sich der zuständige Mitarbeiter zukünftig nur noch mit Ausnahmefällen beschäftigen müssen. Ein zusätzliches Aufgabengebiet könnte hier Entlastung bringen.

Herausforderung und Chance

Digitalisierung ist kein reines IT-Thema, sondern betrifft das gesamte Unternehmen. Die digitale Transformation verlangt kreatives und disruptives Denken. Doch der Aufwand lohnt sich – für Unternehmen jeder Größenordnung. Werden die oben beschriebenen Fallstricke umgangen, eröffnet sich ein enormes Potenzial, um einerseits die Effizienz der betrieblichen Abläufe zu steigern und andererseits mit neuen Produkten und Dienstleistungen wertvolle Entwicklungs- und Wettbewerbsvorsprünge zu gewinnen. Das größte Risiko liegt immer noch im Nichtstun.

Kurz vorgestellt

Kumavision ist der Partner für die digitale Transformation von mittelständischen Unternehmen. Ein eigenes Digitalisierungsteam mit Consultants und Entwicklern berät und begleitet Unternehmen im gesamten Transformationsprozess. Im Mittelpunkt stehen ERP-Branchenlösungen für Fertigungsindustrie, Großhandel, Dienstleister sowie Gesundheitsmarkt. CRM-Lösungen für Vertrieb, Marketing und Service, Business Intelligence, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sowie IoT-Lösungen ergänzen das Portfolio. Grundlage bildet die Microsoft-Technologieplattform, die alle Business-Anwendungen auf einer einheitlichen Datenbasis bereitstellt und weitere Anwendungen wie „Office 365“ und „Teams“ nahtlos integriert. Damit legt Kumavision die Grundlage für mehr Effizienz und Transparenz: Automatisierte Prozesse, Workflows ohne Schnittstellen, Kennzahlen auf Knopfdruck. Mit über 770 Mitarbeitern an zahlreichen Standorten in D-A-CH und Italien ist die Kumavision-Gruppe einer der weltweit größten Integrationspartner für „Microsoft Dynamics Business“-Software. Die Kunden profitieren dabei von zahlreichen Best-Practice-Prozessen für jede Branche und dem einfachen Zugriff auf modernste Technologien. Die langjährige Technologie-Partnerschaft mit Microsoft schafft Investitions- und Zukunftssicherheit.

www.kumavision.com

Erfolgreiche Digitalisierung

Unternehmer sollten diese 15 Fragen beantworten, bevor sie ein Digitalisierungsprojekt starten

  • Konkreter Use-Case definiert?
  • Key-User frühzeitig eingebunden?
  • Ressourcen (Team, Zeit, Budget) verfügbar?
  • Ist die Lösung skalierbar?
  • Anpassung ohne Programmierung möglich?
  • Integration in weitere Geschäftsprozesse gegeben?
  • Datenaustausch möglich, Datensilos ausgeschlossen?
  • Datenschutz (DSGVO) eingehalten?
  • Vorgefertigte Bausteine, Vorlagen etc. vorhanden?
  • Zukunftssicherheit: Technologie-Roadmap bekannt?
  • Partner mit Branchenerfahrung?
  • Support-Leistungen verfügbar?
  • Alle Kostenfaktoren bekannt?
  • Konzept für die Einführung vorhanden?