IT & Digitalisierung
Die News Dezember 2022

Sitzungsmanagement ist heute digital

Mehrwert für alle Beteiligten generieren

Nicht erst seit Corona sind Meetings der Taktgeber für die Arbeitstage und -wochen zahlreicher Mitarbeitenden und Führungskräfte in den Unternehmen. Die Organisation und Verwaltung, aber auch die Durchführung selbst sind dabei verschieden geregelt, oft mit unterschiedlichem Erfolg.

Karl Heinz Mosbach
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Dies gilt einerseits für Meetings auf Teamebene, die informell sind und oft auf Zuruf oder ad hoc anberaumt werden. Es gilt aber auch für Gremiensitzungen, Aufsichtsratstreffen und sonstige Verwaltungsratssitzungen, die mit größerem Aufwand geplant werden müssen, da diese strengen Regularien und Rechtsvorgaben unterliegen. So war es früher schon nicht immer einfach, alle entscheidenden Teilnehmer für ein solches Gremientreffen an einen Tisch zu bekommen, eine Agenda festzulegen und das Meeting dann auch reibungslos durchzuführen. Durch die neue Flexibilität im Arbeitsalltag, die Corona mit sich gebracht hat, wird dies noch schwieriger. Man muss sich nicht nur auf eine Agenda und einen Termin einigen – auch müssen die Sitzungen lokal ungebunden stattfinden: Teilnehmer aus dem Homeoffice oder mobil von unterwegs müssen problemlos zuschaltbar sein. Zudem sollen auch diese Teilnehmer in das gesamte Sitzungsgeschehen bis hin zur Abstimmung eingebunden sein und dürfen nicht nur als digital zugeschaltetes „Anhängsel“ betrachtet werden.

Digital abbilden

Was hier Abhilfe schaffen kann beziehungsweise den gesamten Prozess rund um die Organisation der Meetings erleichtert, ist ein modernes Tool für digitales Sitzungsmanagement. Damit lassen sich alle Schritte in der Erstellung, Durchführung und – ebenfalls nicht zu vernachlässigen – der Archivierung und Nachverfolgung der Sitzungsergebnisse ganz einfach digital abbilden. Hierbei sind einige zentrale Punkte zu beachten, damit das Tool auch einen echten Mehrwert bietet und von allen Anwendern akzeptiert wird.

Planung und Vorbereitung

Für den unkomplizierten Einstieg und die einfache Planung empfiehlt sich eine übersichtliche Applikation, die die Planung des Meetings zentral steuert, Teilnehmer zeitgesteuert einlädt und gegebenenfalls automatisiert Erinnerungen versendet. Neben einem geschlossenen Empfängerkreis ist auch darauf zu achten, dass die Zugriffsrechte auf die Sitzungsunterlagen selbst sowie beigefügte Dokumente unbedingt geschützt sind und nur berechtigte Personen hier Einsicht haben. Auch die Tagesordnung kann in einer solchen Planungsumgebung schnell und einfach erstellt werden. Kurz vor Beginn der Sitzung wird dann die finale Sitzungsmappe einfach per Knopfdruck erstellt und versendet – man ist binnen Minuten startbereit.

Auch die Teilnehmer selbst profitieren im besten Fall von einer solchen digitalen Lösung: Sie können schnell und einfach TOPs einreichen oder zurückziehen, Besprechungsvorlagen mit unterschiedlichen Dokumenten beifügen, Beschlussvorlagen gemeinsam erarbeiten und bereits im Vorfeld richtungsweisende Abstimmungen durchführen. Um auf den eigenen Redebeitrag oder auch in der Diskussion mit anderen bestens vorbereitet zu sein und kein Argument zu vergessen, bietet sich eine Notizfunktion an. Freigabeprozesse für die Tagesordnung sind in einer digitalen Sitzungslösung schnell und einfach zu handhaben, der Zugriff auf diese Unterlagen erfolgt rund um die Uhr digital – egal ob aus dem Homeoffice, von unterwegs oder aus dem Büro. Anders geht es heutzutage kaum noch, diese Flexibilität erwarten Fachkräfte und Vorstände, und das zu Recht. Durch eine Versionskontrolle des Dokuments ist auch sichergestellt, dass Änderungen transparent bleiben und für die berechtigten Teilnehmer nachvollziehbar festgehalten werden. So gehen alle bestens vorbereitet in die Sitzung, es gibt keine Überraschungen und kein böses Erwachen.

Durchführung und Nachbereitung

Auch während der Sitzung kann ein digitales Sitzungsmanagement ein unersetzlicher Helfer für moderne und schnelle Prozesse sein: So kann die Anwesenheitsprüfung im Handumdrehen digital erfolgen, Votings können durchgeführt werden, Beschlussvorlagen angenommen oder abgelehnt werden. Wenn Punkte unklar sind oder vorherige Sitzungen noch einmal zurate gezogen werden müssen, stehen die Protokolle und Aufzeichnungen selbstverständlich digital zur Verfügung, wobei der Zugriff auch hier in jedem Fall den berechtigten Teilnehmern vorbehalten ist. Die Erstellung des Protokolls kann sogar direkt im Meeting erfolgen und Teilnehmer können ihre Aufzeichnungen jederzeit dem Protokoll hinzufügen, sollten diese protokollrelevant sein. Aus der Sitzung entstehende Aufgaben können ganz bequem verteilt werden, ob an einzelne Teilnehmer oder andere Personen im Unternehmen. Hierfür bietet sich eine nahtlose Verknüpfung mit der bestehenden Softwarelandschaft an, um keine Informationsinseln zu schaffen. Ist zum Beispiel ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) im Unternehmen im Einsatz, lassen sich alle verarbeiteten Daten in in einem digitalen Archiv rechtskonform ablegen und dank leistungsstarker Such-Engine schnell wieder auffinden. Zudem können die autorisierten Anwender die gesamte ECM-Funktionalität, etwa Berechtigungskonzepte, Collaboration-Tools oder Workflows nutzen.

Nicht nur die Prozesse rund um die aufwendigen Gremiensitzungen können mit einer solchen Lösung optimiert werden, auch reguläre Meetings auf Abteilungs- und Teamebene profitieren von diesen Tools. So kann ein Meetingmanagement helfen, Strukturen zu etablieren, deren Einhaltung zu kontrollieren und Abläufe zu verschlanken. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine regelmäßige Terminserie oder um ein kurzfristig anberaumtes Abteilungstreffen handelt. Die Vorzüge sind identisch: die schnelle und einfache Vorbereitung, das Erfassen von Entscheidungen und Beschlüssen, das Verteilen von Aufgaben, die aus den Ergebnissen des Meetings entstehen, oder die Nachprüfbarkeit der Ergebnisse durch die zentrale Ablage im Repository. Gerade für junge, gut ausgebildete Fach- und Führungskräfte kann eine Softwarelandschaft, die den Nutzern Freiräume zur persönlichen Entfaltung bietet, ein entscheidendes Argument für einen neuen Arbeitgeber sein.

Kurz vorgestellt

Die Elo Digital Office GmbH aus Stuttgart ist ein Anbieter von Softwarelösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie geht auf die damalige Louis Leitz International GmbH & Co zurück. Dort wurde 1996 unter der Leitung von Karl Heinz Mosbach und Matthias Thiele eine Abteilung zur Entwicklung des „Elektronischen Leitz Ordners“ (ELO) gegründet. Nach dem Verkauf von Leitz übernahmen Mosbach und Thiele in einem Management-Buyout diese Abteilung und führen sie seitdem unter neuem Namen als eigenes Unternehmen. Seit 2020 ist mit Nils Mosbach die nächste Generation in die Geschäftsführung aufgerückt. Als Vorreiter der Digitalisierung und moderner Anbieter für Enterprise-Content-Management (ECM) bietet das Unternehmen heute weit mehr als reines Dokumentenmanagement: Für typische Bürovorgänge vom Rechnungseingang über das E-Mail-Management bis hin zu digitalisierten Personalprozessen hat Elo Softwarelösungen im Programm; sogar eine Datenanbindung an Branchensoftware wie CAD-, ERP- und andere Drittsysteme ist problemlos möglich.

www.elo.com

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