Blickpunkt
Die News Januar/Februar 2022

Verantwortungsvolle Aufgabe

Rechte und Pflichten eines Beirats

Beirat, Aufsichtsrat, Gesellschafterausschuss oder Verwaltungsrat: Gremien in Familienunternehmen haben viele Namen und Funktionen. Welche Rechte ein solches Gremium hat und welche Pflichten die einzelnen Mitglieder treffen, kann an die Situation des Unternehmens angepasst werden.

Dr. Klaus-Dieter Rose und Holger Nemetz
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Wo zwingend ein Aufsichtsrat gebildet werden muss, sind seine Rechte und Pflichten im Gesetz geregelt. Das betrifft Aktiengesellschaften und viele Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden. In den meisten Familienunternehmen werden zusätzliche Gremien aber freiwillig gebildet. Hier sind die Gesellschafter nicht nur bei der Namensgebung frei – oft wird der Begriff „Beirat“ gewählt –, sondern auch bei der weiteren Ausgestaltung des Gremiums und seiner Aufgaben.

Grundlagen im Gesellschaftsvertrag

Um einen Beirat zu errichten, muss üblicherweise der Gesellschaftsvertrag mit der hierfür erforderlichen Mehrheit geändert werden. Insbesondere vor der Beteiligung der nächsten Generation bietet es sich deshalb an, über ein Beiratsmodell nachzudenken. Möglich sind auch vorsorgliche Regelungen im Gesellschaftsvertrag, wonach etwa für die spätere Errichtung eines Beirats eine einfache Mehrheit ausreicht oder ein Beirat automatisch erst nach dem Ausscheiden des Seniorgesellschafters gebildet wird. Stets sollte der Gesellschaftsvertrag aber die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Beirats benennen. Auch Fragen der Zusammensetzung des Beirats sind zu klären:

  • Mitgliederzahl und Amtszeit?
  • Besetzung mit Gesellschaftern oder externen Fachleuten?
  • Freie Wahl oder Entsendung durch Gesellschafterstämme?
  • Persönliche und fachliche Anforderungen?
  • Lebenslanges Sonderrecht eines Seniorgesellschafters und seiner Arbeitsweise?
  • Anzahl der Sitzungen?
  • Einberufungsverfahren?
  • Welche Beschlussmehrheit?
  • Teilnahmerechte/-pflichten für Geschäftsführer beziehungsweise Gesellschafter?

Die Antworten darauf sollte der Gesellschaftsvertrag zumindest in Grundzügen bestimmen. Details lassen sich auch in späteren Gesellschafterbeschlüssen regeln oder in einer Geschäftsordnung, die sich der Beirat auch selbst geben kann.

Überwachung der Geschäftsführung

Welche Rechte und Pflichten ein Beirat als Gremium hat, hängt von seinen konkreten Aufgaben und den Vorgaben durch die Gesellschafter ab. Während ein bloß beratender Beirat höchstens eingeschränkte Informationsrechte gegenüber der Geschäftsleitung hat, sind diese bei einem überwachenden Beirat deutlich umfangreicher. Hier kann der Beirat oftmals Einsicht in sämtliche Bücher und Geschäftsunterlagen, Zutritt zu Geschäftsräumen sowie regelmäßige Lageberichte der Geschäftsleitung verlangen. Damit einher geht die Pflicht des Beirats, das Handeln der Geschäftsführung zu kontrollieren, insbesondere die Einhaltung der maßgeblichen Gesetze. Der Beirat hat zu prüfen, ob die Unternehmens- und Liquiditätsplanung tragfähig ist, Chancen und Risiken erkannt und ausreichend gewürdigt werden und einzelne Geschäftsführungsmaßnahmen zweckmäßig sind. Oft kontrolliert ein überwachender Beirat auch die laufende Kassen- und Buchführung und stellt den Jahresabschluss fest. Wichtig: Da sich niemand selbst überwachen kann, können Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer selbst – auch von Tochtergesellschaften – in der Regel nicht Mitglied eines überwachenden Beirats sein.

Soll der Beirat noch stärker ausgestaltet sein, können ihn die Gesellschafter mit Zustimmungsvorbehalten ausstatten. Die Geschäftsführung benötigt dann vor der Durchführung definierter Maßnahmen die Zustimmung des Beirats – etwa bei Grundstücksgeschäften, hohen Kreditaufnahmen und Investitionen oder dem Abschluss langfristiger (Miet-)Verträge. Werden dem Beirat darüber hinaus unmittelbare Weisungsrechte übertragen, kann er sogar aktiv in die Geschäftsführung eingreifen. Dem Beirat lässt sich zudem die Kompetenz übertragen, Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer zu bestellen und abzuberufen und mit ihnen Dienstverträge zu schließen. Der Nutzen zeigt sich insbesondere dann, wenn die Gesellschafter vom operativen Geschäft weit entfernt sind oder eine Geschäftsführerin oder ein Geschäftsführer schwer erkrankt und rasches Handeln nötig ist. Auch im Verhältnis zu den Gesellschaftern kann ein Beirat Kompetenzen erhalten. Der Gesellschaftsvertrag kann etwa vorsehen, dass der Beirat über die Höhe von Entnahmen oder Tätigkeitsvergütungen, das Verhältnis von Ausschüttung und Rücklagenbildung oder die Verzinsung von Gesellschafterkonten entscheidet, und hierzu gewisse Kriterien oder Mindesthöhen vorgeben.

Zum Wohl der Gesellschaft

Das einzelne Beiratsmitglied steht üblicherweise mit der Annahme seiner Wahl oder seiner Entsendung in einem Schuldverhältnis mit der Gesellschaft. Daraus folgen Rechte und Pflichten, insbesondere Treue- und Sorgfaltspflichten, gegenüber der Gesellschaft. Das gilt unabhängig davon, ob das Beiratsmitglied Gesellschafter oder Externer ist. Es muss seine Beiratstätigkeit primär am Wohl der Gesellschaft ausrichten und nicht an den Interessen einzelner Gesellschafter, selbst wenn es von diesen entsendet wurde. Gegenüber Gesellschaftern sind Beiratsmitglieder zur Auskunft, gegenüber Dritten zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie müssen an Sitzungen teilnehmen, überlassene Unterlagen sorgfältig prüfen, Berichte hinterfragen und notfalls zusätzliche Informationen einholen. Erkennt das Beiratsmitglied Risiken für das Unternehmen oder Verbesserungsmöglichkeiten, muss es die Gesellschafter darauf hinweisen, selbst wenn dies nicht zu seinem ausdrücklichen Aufgabenkreis zählt.

Haftung und Vergütung

Das Beiratsmitglied haftet gegenüber der Gesellschaft für Schäden, wenn es seine Pflichten verletzt. Geht es um eine missglückte unternehmerische Entscheidung, etwa bei der Zustimmung zu Investitionen, kann sich das Beiratsmitglied jedoch auf die „business judgement rule“ stützen: Wie auch bei Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern ist eine Haftung ausgeschlossen, wenn die Entscheidung aufgrund ausreichender Informationen nach sorgfältiger Chancen- und Risikobewertung zum Wohl der Gesellschaft getroffen wurde. Die Einhaltung dieser Vorgaben sollte das Beiratsmitglied zur eigenen Absicherung dokumentieren. Weitere Haftungsbeschränkungen, etwa bei leichter Fahrlässigkeit, kann der Gesellschaftsvertrag vorsehen. Die Gesellschaft sollte zugunsten der Beiratsmitglieder auch eine „Directors-and-Officers-Versicherung“ („D&O-Versicherung“) abschließen, um ihre Haftungsansprüche abzusichern und das Privatvermögen der Beiratsmitglieder zu schützen. Oft sind Beiratsmitglieder ohnehin über eine bereits bestehende D&O-Versicherung zugunsten der Geschäftsführung abgesichert. Solche Haftungserleichterungen sind teils nötig, um trotz der immer weiter steigenden Haftungsrisiken durch zusätzliche und komplexere Regulierungen noch qualifizierte Personen für den Beiratsposten zu finden.

Für die anspruchsvolle Tätigkeit des Beiratsmitglieds und seine Übernahme von Verantwortung und Haftungsrisiken zahlt die Gesellschaft eine Vergütung, die im Gesellschaftsvertrag geregelt beziehungsweise durch Gesellschafterbeschluss festgesetzt werden kann. Gewährt werden in der Praxis oftmals Festvergütungen, Sitzungsgelder oder eine am Ergebnis der Gesellschaft orientierte variable Vergütung.

www.menoldbezler.de

Als Partner der Kanzlei Menold Bezler berät Dr. Klaus-Dieter Rose insbesondere mittelständische und eigentümergeführte Familienunternehmen in allen Fragen des Gesellschaftsrechts sowie bei der Unternehmens- und Vermögensnachfolge. Holger Nemetz, ebenfalls Partner der Kanzlei Menold Bezler, berät insbesondere mittelständische und eigentümergeführte Familienunternehmen in allen Fragen des Gesellschaftsrechts sowie bei der Unternehmens- und Vermögensnachfolge.