Planen & Führen

Zukunft sichern durch New Work
Flexibles Arbeiten in modernen Unternehmen

Özlem Doger-Herter

Die Art und Weise, wie Menschen zusammenarbeiten, verändert sich rasant. Smartphones und Tablets ermöglichen das Arbeiten von überall. Die Aufgabe einer jeden Firma ist es, die Prozess-Effizienz stetig zu erhöhen und somit die Kosten durch Einführung neuer Methodiken zu reduzieren. Dabei stehen mittelständische Familienunternehmen oft vor der Herausforderung, tradierte Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Eine Unternehmenssteuerung muss heute ortsunabhängig und zu jeder Zeit möglich sein. Ermöglicht wird das durch eine cloudbasierte Unternehmenssoftware.

Auch wenn viele Familienunternehmen in Deutschland bereits gut aufgestellt sind, benötigen sie weiterhin Unterstützung in der digitalen Transformation ihrer Prozesse. Gerade in Zeiten der Pandemie und der damit verbundenen „Zwangs-Digitalisierung“ hat es sich gezeigt, wie wichtig es ist, dass Informationen und Wissen von überall und jederzeit abgerufen werden können. So können beispielsweise moderne Projektteams stets agil, zeit- und ortsunabhängig in digitalen Welten zusammenarbeiten. Viele Mitarbeiter von Familienunternehmen verfügen bereits über die IT-Ausstattung, um den ganzheitlichen Zugang in die Softwaresysteme und Daten des Unternehmens zu gewährleisten. Es bedarf lediglich einer Unternehmenssoftware in der Cloud, auf die über eine gesicherte und geschützte Internetverbindung von jedem beliebigen Ort aus jederzeit zugegriffen werden kann. Das schafft maximale Flexibilität und spart auf Dauer Kosten.

Zentrale Herausforderung

Familienunternehmen konzentrieren sich idealerweise auf den personellen, aber gleichzeitig auch „technologischen Generationenwechsel“ und investieren bereits im Zuge der Digitalisierung in die Aufstockung ihrer Hardware- und Netzwerksysteme. Doch die Softwaremodule für komplexe Geschäftsprozesse sind oftmals nach wie vor nicht miteinander verknüpft und auch das Potenzial der Cloud-Technologie wird nicht genutzt. Wie entsteht ein Angebot, wie kommt es zur Auftragserfassung, Rechnungsstellung und Kontierung? Wie wird das Wissen zu bestehenden oder potenziellen Kunden zentral gespeichert (CRM)? Wie sehen Customer-Centric-Prozesse im Gesamtzusammenspiel aus? Die Beantwortung dieser Fragen ist nur einen „Login“ in die Cloud entfernt. Aus einem Guss und aus einer Hand lautet hier die Formel der Zukunft. Das reduziert die finanzielle Belastung und schließt die Lücke bei einem möglichen Know-how- oder Ressourcen-Mangel in der IT. Damit ist die intelligente Nutzung der IT eine der wichtigsten und wettbewerbskritischen Faktoren für mittelständische Familienunternehmen. Daher spielt die Digitalisierung des Familienunternehmens als strategische Aufgabe der Geschäftsleitung eine immens wichtige Rolle.

Prozesse automatisieren und vereinfachen

Das Bonner Technologieunternehmen Scopevisio AG hat sich auf Lösungen für die Bedürfnisse mittelständischer Familienunternehmen spezialisiert, die auf dem Weg in die Digitalisierung entstehen. Dazu zählen im Kern standardisierte, kostengünstige Lösungen in der Cloud, die alle wichtigen Geschäftsprozesse für die Unternehmenssteuerung in einer zentralen Lösung integrieren. Alle Bereiche wie Organisation, Finanzen, Buchhaltung, Beschaffung, Personal, Vertrieb sowie Dokumentenmanagement werden dabei abgedeckt. Mit dem Einsatz neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz und Sprachsteuerung lassen sich Unternehmensprozesse automatisieren und vereinfachen, um Unternehmen für die digitale Zukunft auszurüsten.

Die Einbettung der IT-Strukturen und -Prozesse von Unternehmen in die Cloud-Umgebung erfolgt dabei ohne große Anfangsinvestitionen und auf Basis von monatlichen Lizenzgebühren. Die Implementierung der Geschäftsprozesse in der Scopevisio-Cloud wird mit einem neuartigen, begleitenden Ansatz durch persönliche IT-Experten und bereitgestelltem Wissen von anderen langjährigen Anwendern auf einer zentralen Wissensplattform ermöglicht. Unternehmen können so die Höhe der Investitionen in IT-Hardware, -Software, IT-Infrastrukturleistungen sowie in das Change Management (Weiterbildung) auf ein Minimum reduzieren.

Einer der großen Wettbewerbsvorteile ist, dass Familienunternehmen nicht ein Komplett-Paket als Unternehmenssoftware buchen müssen, sondern die Funktionen nach den Bedürfnissen und Wünschen der Geschäftsleitung angepasst und Lizenzen in einem flexiblen Tarif herauf- oder herabgestuft werden können. Die Software wird abgerundet mit einem mobilen Tool, welches die Nutzung der Software von überall und zu jeder Zeit ermöglicht.

Gerade bei personellem Generationenwechsel sowie für das Image eines Familienunternehmens spielt der Digitalisierungsgrad von Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle. Das Erfolgsrezept eines Unternehmens sollte daher laufend hinterfragt und weiterentwickelt werden, um am Puls der Zeit zu bleiben. In dem folgenden Beispiel zeigt das Bonner Familienunternehmen L & D auf, wie es seinen Wachstumskurs mithilfe der Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio fortführt. Zielsetzung und Wunsch der Geschäftsleitung war die dezentrale und papierlose Organisation von Geschäftsprozessen, um zeitaufwendige und fehleranfällige Abläufe zu optimieren und betriebliche Tätigkeiten digital abzubilden. „Als langfristig orientiertes Familienunternehmen ist das entscheidend für unseren Erfolg“, so der Geschäftsführer des Familienunternehmens zur Nutzung cloudbasierter Unternehmenssoftware.

Let´s Meet @ Cloud Unternehmertag 2022

Der Cloud Unternehmertag 2022 dient als kostenlose Wissensplattform und Treffpunkt für Unternehmensinhaber und Management im Mittelstand. Da Familienunternehmen kaum unterschiedlicher sein können, spielt der stetige Wissensaustausch eine besonders wichtige Rolle. Genau diesen Wissenstransfer bietet am 4. Mai 2022 der „Cloud Unternehmertag 2022 – New Work“ kostenlos im Kameha Grand in Bonn an. Inhaber und Geschäftsführer mittelständischer Familienunternehmen sind hierzu herzlich eingeladen.

www.cut2022.de

Kurz vorgestellt

Die Scopevisio AG ist Hersteller und Anbieter einer cloudbasierten Unternehmenssoftware, die so flexibel, mobil und skalierbar ist, wie moderne Mittelständler es heute erwarten. Scopevisio bündelt alle wichtigen Geschäftsbereiche zentral an einem Ort – angefangen beim Vertrieb über Projektmanagement und Personal bis hin zur Buchhaltung. Über alle Funktionsbereiche hinweg bildet das Unternehmen Geschäftsprozesse durchgängig ab und automatisiert Routineabläufe hochgradig. Das führt zu mehr Produktivität bei allen administrativen Aufgaben und zu mehr Effizienz in der Unternehmenssteuerung. Scopevisio wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und als Cloud-Service in zertifizierten, hochsicheren Rechenzentren in Deutschland betrieben. Die AG wurde 2007 in Bonn gegründet und mischt seither den traditionellen ERP-Markt gewaltig auf. Heute gilt der Cloud-Pionier als einer der führenden deutschen Anbieter von cloudbasierter ERP-Software. Die AG gehört zur Scopevisio Group, die mehr als 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt und über 7.500 KMU zu ihren Kunden zählt.

www.scopevisio.com

Wie ein Caterer den Wandel meistert

Gemeinsam mit seinem Vater Jürgen Preuß leitet Philip Preuß das Catering-Unternehmen L & D, dessen Grundstein die Großeltern vor 45 Jahren legten. Inzwischen betreibt L & D bundesweit über 90 Betriebsrestaurants. Mithilfe von Cloud-Unternehmenssoftware will Preuß junior den Wachstumskurs fortführen. Gleich bei seinem Eintritt in das Unternehmen hat sich Philip Preuß einzelne Geschäftsprozesse sehr genau angeschaut. Eine besondere Herausforderung: die dezentrale Organisation des Unternehmens als Holding mit 13 Unternehmen. „Nehmen Sie zum Beispiel den Prozess der Eingangsrechnungskontrolle und -bearbeitung“, erklärt Preuß. „Bisher funktionierte dies papierbasiert. In den Betriebsrestaurants vor Ort wurden Lieferschein und Eingangsrechnungen gecheckt und mit Infos versehen an die Zentrale gefaxt oder geschickt. Dieses Hantieren mit den Papierbelegen war sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.“

Philipp und Jürgen Preuß vom Catering-Unternehmen L & D.Hardy Welsch.hardy-welsch.de
Philipp und Jürgen Preuß vom Catering-Unternehmen L & D.

Um diese Abläufe digital abzubilden, setzt L & D die Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio ein. Die 13 Unternehmen der Holding haben jeweils eine eigene E-Mail für Eingangsrechnungen angelegt und ihre Lieferanten darüber informiert. Die Eingangsrechnungen laufen seither digital in Scopevisio ein. Dort sind Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozesse für die diversen Betriebsstätten festgelegt und die zuständigen Personen eingetragen. Vor Ort nutzen die Verantwortlichen die App „Scopevisio2go“. Sie gleichen Eingangsrechnungen mit den eingescannten Lieferscheinen ab, prüfen sie und geben sie frei – und all das digital. Das spart nicht nur Papier, sondern vor allem auch Zeit. Das wiederum hat den Vorteil, dass Skonto besser ausgenutzt werden kann als zuvor.

L & D nutzt auch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Teamwork von Scopevisio. Spezielle Berechtigungsstrukturen ermöglichen es hier, jeweils eine eigene Dokumentenablage für die einzelnen Betriebe bereitzustellen und der Zentrale dennoch den Zugriff auf wichtige Daten zu ermöglichen. „Ich wollte einfach mehr Transparenz schaffen“, so Preuß, „und den Suchaufwand verringern“. Im DMS Teamwork von Scopevisio lassen sich Informationen ganz einfach wieder finden, da eine Volltextsuche integriert ist. Zudem werden Dokumente versioniert, wobei Vorgänger-Versionen auch wiederhergestellt werden können. Eine individuell justierbare Berechtigungsstruktur ermöglicht es, den Zugriff zu steuern und festzulegen, wer was sehen oder bearbeiten darf. Der Juniorchef betont, dass es ihm wichtig ist, durch Digitalisierung und Automatisierung in der Verwaltung noch effizienter zu arbeiten und gesicherte Qualitätsstandards zu garantieren. Er formuliert das so: „Nach außen individuell, nach innen standardisiert.“ Sein Vater unterstützt ihn dabei. „Es ist unsere gemeinsame Aufgabe, digitale Chancen zu nutzen und neue Impulse zu setzen“, sagt Jürgen Preuß.