Bürowelten

Die News Oktober 2022

Zurück ins Büro

Das „Was“ bestimmt das „Wo“

Wenn Büroarbeit als wertschöpfende Tätigkeit begriffen wird, dann sollte der Ort die im Büro Tätigen darin unterstützen, die Unternehmens- und Organisationsziele möglichst effizient zu erreichen. Schließlich entfallen in der Lebenszyklusbetrachtung eines Bürogebäudes über 80 Prozent der Gesamtaufwendungen auf die Löhne und Gehälter der Nutzer. Deshalb bildete vor der Pandemie der „Activity based Workspace“ den Kern moderner und zukunftsgerichteter Bürokonzepte: das Büro so auszustatten, dass für die unterschiedlichen Tätigkeiten differenzierte Umgebungen bereitstehen, die zur Erledigung der jeweils anstehenden „Aktivität“ besonders hilfreich sind. Die Erfahrungen mit den hybriden Arbeitsformen zeigen, dass dieser Ansatz ganz dringend wieder auf die Agenda gehört. Denn bei den Regelungen zur „Remote-Arbeit“ sollte es vor allem um die Frage gehen, was dort wirklich gut erledigt werden kann und was besser in der Präsenzarbeit aufgehoben ist.

Aspekt der Gemeinschaftsbildung

Die konzentrierte Einzelarbeit und – sofern die nötige Diskretion gegeben ist – auch die Eins-zu-eins-Kommunikation sind unterwegs oder zu Hause recht gut zu bewerkstelligen, wenn ergonomische Mindeststandards gewährleistet sind. Anders sieht es bei Kommunikations- und Kollaborationsprozessen aus, an denen mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind. Verbindlichkeit, Aufmerksamkeit und Beteiligung brauchen die Aktivierung und Interaktion aller Sinne, die nur in der persönlichen Begegnung erreicht wird. Dabei spielen über die funktionalen und rationalen Aspekte der Zusammenarbeit hinaus die emotionalen Beziehungen eine entscheidende Rolle. Dass die gemeinsam verbrachte Zeit am gemeinsamen Ort für die Unternehmensgemeinschaft konstitutiv ist, drang erst durch ihr Fehlen in der Pandemie ins Bewusstsein. „Aus dem Auge, aus dem Sinn“, weiß der Volksmund – entsprechend ist laut Gallup-Studie 2021 die Loyalität der Mitarbeitenden zum Unternehmen in der Remote-Arbeit deutlich gesunken. Um die Menschen zu einer zumindest temporären Rückkehr in das Corporate Office zu gewinnen, sollte das Büro daher so gestaltet werden, dass funktional die unterschiedlichen Formen der Kommunikation und Kollaboration im Zentrum stehen und gleichzeitig die Gemeinschaft als Corporate Community sicht- und spürbar wird.

Steigender Bedarf an Kommunikationsräumen

Damit verändern sich sowohl die Raumanforderungen als auch die Relationen zwischen Einzelarbeits- und Besprechungszeiten. Wurde früher die Einzelarbeit im Büro durch Meetings unterbrochen, ist es jetzt eher umgekehrt. Durch die Verdichtung der Gemeinschaftsarbeiten auf die Präsenztage steigt der Bedarf an Meeting- und Konferenzräumen, integrierten Besprechungszonen und Besprechungsbüros, während klassische Schreibtischarbeitsplätze nur noch zwischendurch gebraucht werden. Durch das inzwischen erlernte ortsungebundene Arbeiten per Laptop kann die kurzzeitige Fokusarbeit zudem auch anderswo im Unternehmen stattfinden – etwa in gerade ungenutzten Besprechungsräumen, Lobbys, Cafeterien, Pausen- und Mittelzonen. So ist der Mehrbedarf an Kommunikationsräumen nicht mit einem wachsenden Flächenbedarf verbunden, wenn die mögliche Desksharing-Quote umgesetzt wird. Ein Schreibtisch für zwei Mitarbeitende reicht bei einer flexiblen Mehrfachnutzung der oben genannten Bereiche völlig aus – selbst dann, wenn alle gleichzeitig in Präsenz arbeiten sollten.

Bessere Ergonomie in Besprechungen nötig

Mit den wachsenden „Sitzungszeiten“ in der Büropräsenz steigen die Anforderungen an die Sitzergonomie in den Kommunikationsräumen. Wie zuvor am Schreibtisch, sind jetzt Qualitäten gefragt, die Sitzkomfort mit richtiger Abstützung und Bewegungsförderung verbinden. Weit besser als starre Sitzmöbel, wie etwa Freischwinger oder vierbeinige Besprechungsstühle, eignen sich hierfür in der Höhe anpassbare Drehstühle oder -sessel. Ist mehr Dynamik gefragt, können sie mit Rollen ausgestattet werden; sollen sich Ruhe und Ordnung widerspiegeln, sind Gleiter die bessere Wahl. Die Ausbildung der Armlehnen sollte genügend Bewegungsraum am Tisch zulassen und die Polsterung von Sitz und Rücken Halt und ergonomische Abstützung bieten. Besonders hilfreich sind Modelle mit individuell einstellbaren Sitzmechaniken, die der Bewegungsförderung am Meeting- und Konferenztisch dienen. Denn vielfältige und häufige Haltungswechsel halten Körper und Geist gleichermaßen in Form. Wer in Besprechungs- und Konferenzräumen die „Bürostuhlästhetik“ scheut, kann auf Modelle zurückgreifen, bei denen auch die Rückseite der Rückenlehne gepolstert und bezogen ist. Last but not least bieten dreidimensional flexible Wippen besonders ästhetische Alternativen zu den klassischen Sitzmechaniken. Damit sind wir bei Gestaltungsfragen in Kommunikationsräumen und -zonen, die Mitarbeitende zusätzlich motivieren können, den Arbeitsplatz zu Hause tageweise gegen die gemeinsame Arbeit im Büro einzutauschen.

Gestaltung und Wertschätzung vermittelt

Es gilt, sich der Mechanismen bewusst zu werden, die tief in der Kultur verankert sind: So steht die Art eines Besprechungs- und Konferenzsessels seit jeher für Stellenwert und Wertschätzung, die dem Entscheidungsprozess und dem „Be-sitzer“ beigemessen werden. Mit hochwertigen und geradlinig gestalteten „klassischen“ Konferenzsesseln und entsprechenden Tischen lässt sich die Gestaltung für die symbolische Aufwertung der Zusammenkünfte und der Rolle der Mitwirkenden nutzen. Damit leistet die Einrichtung einen wesentlichen Beitrag, um das Büro als Corporate Office unterscheidbar zu machen, positiv zu besetzen und gegen Homeoffice und „dritte“ Orte abzugrenzen. In der Betonung des Professionellen in einem eindeutigen Corporate Design stiftet es Gemeinsamkeit und bildet einen bewussten Gegenpol zu den bunten, hedonistischen und letztlich beliebigen Gestaltungskonzepten. Jene spiegeln Individualität und Vielfalt vor, wo doch stärker denn je die Identität der Unternehmensgemeinschaft gefragt ist. „Zurück ins Büro“ heißt daher „zurück zum Corporate“!